Personas de Empleados: Clave para un Mejor Trabajo

Los empleados son, en esencia, quienes impulsan el éxito de una empresa. Su apoyo y dedicación son fundamentales. Para aprovechar al máximo su potencial, es crucial proporcionarles un entorno de trabajo adecuado, equipado con las herramientas y tecnologías necesarias, y, sobre todo, enfocado en mejorar su experiencia diaria. Pero, ¿cómo lograr esto de manera efectiva?

El primer paso es comprender verdaderamente a quienes forman parte de tu equipo. Esto implica ir más allá de sus funciones y títulos, para identificar sus objetivos, motivaciones, desafíos y estilos de trabajo individuales y grupales. Aquí es donde las personas de empleados se convierten en una herramienta invaluable. Pueden transformar significativamente el compromiso, la productividad y la retención del talento en tu organización.

En este artículo, exploraremos a fondo qué son las personas de empleados, sus características clave, los enormes beneficios que aportan y te guiaremos paso a paso sobre cómo crear estas representaciones para tu propia empresa. También abordaremos cómo los tipos de personalidad influyen en el entorno laboral.

¿Qué son las Personas de Empleados?

Las personas de empleados son representaciones semi-ficticias de tus grupos de empleados, basadas en datos reales, que comparten rasgos, características y necesidades similares. Son herramientas que te brindan una visión más clara de sus aspiraciones, preferencias y puntos débiles, lo que te permite diseñar e implementar estrategias que fomenten una cultura laboral positiva y productiva.

Funcionan de manera similar a las personas de clientes (buyer personas). Mientras que las personas de compradores buscan optimizar la experiencia del cliente y las ventas, las personas de empleados están diseñadas para mejorar la experiencia del empleado y el entorno de trabajo interno.

Atributos Clave de una Persona de Empleado

Para que las personas de empleados sean útiles, deben ser detalladas y reflejar la realidad de los diferentes segmentos de tu fuerza laboral. Te permiten empatizar y entender mejor por qué un empleado podría sentirse desmotivado o estar buscando otras oportunidades si no se siente valorado o apreciado.

Aquí listamos algunos de los atributos más comunes y necesarios para desarrollar perfiles de personas de empleados efectivos:

• Un nombre ficticio para identificarla fácilmente.
• Detalles demográficos básicos (edad, ubicación, situación familiar, etc.).
• Título del trabajo actual e historial laboral relevante.
• Una descripción de sus actividades diarias y responsabilidades principales.
• Antigüedad en la empresa.
• Trayectoria profesional inmediata o aspiraciones dentro de la organización.
• Motivaciones clave para permanecer en el trabajo (crecimiento, estabilidad, cultura, etc.).
• Frustraciones o puntos de dolor en el lugar de trabajo (burocracia, falta de herramientas, comunicación, etc.).
• Expectativas del empleador (qué esperan de la empresa y sus líderes).
• Objetivos a corto y largo plazo, tanto personales como profesionales.
• Habilidades destacadas y áreas de experiencia.

Ejemplos Ilustrativos de Personas de Empleados

Aunque cada empresa es única, existen ciertos arquetipos de personas empleadas que se encuentran en diversas industrias. Adaptar estos ejemplos y personalizarlos con datos de tu propia organización es un excelente punto de partida.

Veamos un par de ejemplos hipotéticos:

Rita Hunt, la Consultora de RRHH Orientada a Resultados

Rita es una profesional de 40 años, casada y madre de dos hijos, residente en Dallas, Texas. Comenzó su carrera como pasante y ha crecido dentro de la organización, convirtiéndose en un activo valioso.

• Motivaciones: Aspira a liderar la división de Recursos Humanos en la próxima década.
• Habilidades: Orientada a datos, excelente en multitarea, con una sólida comprensión de la estrategia de RRHH, hábil con la tecnología y promotora del bienestar.
• Objetivos: Contratar talento clave en el próximo trimestre, implementar su plan de acción para aumentar el bienestar de los empleados.
• Frustraciones: Dificultad para obtener informes de sus subordinados a tiempo, percepción de que su progresión profesional no ha sido acorde a su ética de trabajo, falta de equilibrio entre vida laboral y personal.

Anton Fleming, el Contador Principal Experto

Anton Fleming, de 38 años, es el Contador Principal, felizmente casado con tres hijos, quien recientemente adquirió una casa. Es el referente en temas financieros.

• Motivaciones: Asegurar la impecabilidad en el departamento de contabilidad, capacitar a sus colegas en nuevas herramientas y procesos.
• Habilidades: Experto técnico, autoridad en finanzas, capacidad para comunicar información compleja de forma sencilla.
• Objetivos: Garantizar que su departamento cumpla todas las regulaciones, realizar un viaje internacional trimestral, posiblemente buscar una empresa más cercana a su hogar en el futuro.
• Frustraciones: No ser incluido en decisiones importantes que afectan a su equipo, sentir que sus demandas a RRHH no son atendidas.

Beneficios Clave de Utilizar Personas de Empleados

Invertir tiempo y recursos en la creación de personas de empleados reporta múltiples beneficios para la empresa y su fuerza laboral. Aunque los empleados trabajen en equipo, cada individuo tiene metas y ambiciones distintas. No todos responden a los mismos incentivos o buscan los mismos beneficios. Ignorar estas diferencias puede llevar a la desmotivación y a una baja retención.

Aquí detallamos algunos de los beneficios más significativos:

1. Mejorar la Comunicación Interna

En un mundo saturado de información digital, es fácil que los mensajes importantes se pierdan. Las notificaciones pueden ser abrumadoras si no son relevantes. Con personas claramente definidas, puedes segmentar a tu audiencia y enviar comunicaciones más dirigidas y personalizadas, reduciendo la sobrecarga de información y asegurando que el contenido importante llegue a quienes lo necesitan.

2. Conocer Mejor a tus Empleados

Muchas organizaciones luchan con altas tasas de rotación porque no priorizan la comprensión y el mantenimiento de sus empleados. Los costos de contratar y capacitar personal nuevo son elevados y a menudo subestimados. Las personas de empleados te proporcionan una visión profunda de lo que motiva y frustra a tu personal, permitiéndote tomar medidas proactivas para mantenerlos comprometidos y satisfechos a largo plazo.

3. Fomentar un Ambiente de Trabajo Eficiente

Un lugar de trabajo altamente productivo es esencial para alcanzar los objetivos de negocio. Las personas de empleados te dan acceso a datos e información que te ayudan a diseñar un entorno que potencie la eficiencia. Puedes crear espacios colaborativos, optimizar procesos y formar equipos equilibrados, combinando las fortalezas y debilidades identificadas en las personas, lo que mejora la alineación multifuncional.

4. Identificar Áreas de Mejora

Toda empresa aspira a ser un excelente lugar para trabajar para todos sus empleados. Las personas de empleados actúan como un espejo, ayudándote a identificar áreas específicas donde puedes mejorar y proporcionar un mejor ambiente laboral. Te dirigen hacia dónde invertir recursos para crear un espacio de trabajo del que tus empleados se sientan orgullosos, optimizando tu presupuesto de bienestar y desarrollo.

5. Crear Experiencias Personalizadas

Si bien personalizar la experiencia para cada empleado individual es inviable, sí puedes diseñar experiencias que resuenen con grupos de empleados que comparten características similares, representados por tus personas. Esto es mucho más efectivo y garantiza que las iniciativas de RRHH y cultura tengan un mayor impacto y relevancia para la mayoría del personal.

6. Optimizar el Compromiso y la Adopción de Tecnología

La introducción de nuevas tecnologías y políticas puede ser un desafío si no se considera cómo afectarán a los diferentes grupos de empleados. Las personas te permiten segmentar la fuerza laboral según su disposición a adoptar nuevas herramientas o procesos. Esto te ayuda a implementar estrategias de gestión del cambio más efectivas y a asegurar que las iniciativas de compromiso tengan el mayor alcance e impacto posible.

Tipos Comunes de Personas en el Lugar de Trabajo (Según O.C. Tanner)

La investigación global de O.C. Tanner ha identificado cinco tipos de personas basados en la autoestima, la ética laboral y el enfoque, que pueden encontrarse en diversas organizaciones:

• Los Sociables: Empleados extrovertidos y con una actitud positiva. Son excelentes para actividades de formación de equipos y disfrutan interactuando con sus colegas. Su energía positiva impacta en su entorno.
• Los Ejecutores: Son dedicados y se centran en completar tareas con mínima distracción. Responden bien a las recompensas, aunque pueden ser menos receptivos a la retroalimentación constructiva. Son tranquilos y metódicos en su trabajo.
• Los Constructores: Individuos amigables y cálidos, prácticos y orientados a la acción. Disfrutan de tareas prácticas y son conscientes en sus tratos, lo que les permite realizar mejoras significativas en el espacio de trabajo.
• Los Conformistas: Tienden a cumplir solo con lo mínimo necesario y pueden ser pesimistas. A menudo buscan validación externa y necesitan apoyo para construir su confianza y mejorar su desempeño.
• Los Triunfadores: Las 'estrellas' de la organización, impulsados por el logro y el reconocimiento. Pueden ser muy directos, lo que a veces se malinterpreta como arrogancia. Disfrutan de ser el centro de atención y buscan destacar.

Cómo Crear Personas de Empleados: Una Guía Paso a Paso

Desarrollar personas de empleados te posiciona para tomar decisiones informadas que impactarán positivamente a tu fuerza laboral, reduciendo el riesgo de sorpresas como una alta rotación. Aquí te presentamos un proceso para construirlas utilizando datos cualitativos y cuantitativos:

Paso 1: Recolectar Retroalimentación Interna

El fundamento de personas efectivas es la información directa de tus empleados. Utiliza encuestas (preguntando sobre objetivos, motivaciones, frustraciones diarias), entrevistas individuales, grupos focales y observación del ambiente de trabajo. Complementa esto con datos existentes de RRHH (encuestas de clima, datos de retención, resultados de evaluaciones). Cuanta más información recopiles, más precisas serán tus personas.

Paso 2: Revisar y Analizar Datos

Examina la información recopilada buscando patrones en comportamientos, actitudes y respuestas. Identifica temas recurrentes sobre lo que motiva, frustra o es importante para diferentes grupos de empleados. Agrupa a los empleados con atributos y necesidades similares. Aunque no hay un número mágico, tener entre cuatro y siete personas suele ser manejable y representativo.

Paso 3: Construir los Perfiles de Persona

Con los segmentos identificados, crea un perfil detallado para cada persona. Asigna un nombre ficticio, añade una imagen representativa (puede ser una foto genérica o un avatar), e incluye todos los atributos clave mencionados anteriormente (demografía, puesto, motivaciones, frustraciones, objetivos, etc.). Escribe una narrativa que dé vida a cada persona, describiendo un día típico o una situación que ilustre sus desafíos y aspiraciones.

Paso 4: Validar con Empleados Reales

Presenta los perfiles de personas a una muestra de empleados para obtener su validación. Pregúntales si estas representaciones resuenan con ellos o con colegas que conocen. Este paso es crucial para asegurar que las personas sean realistas y útiles. Prepárate para refinar los perfiles basándote en esta retroalimentación.

Paso 5: Asegurar la Adopción y Uso Continuo

Las personas solo son valiosas si se utilizan activamente. Integra las personas de empleados en los procesos de toma de decisiones de RRHH, liderazgo y gestión. Úsalas para informar el diseño de programas de capacitación, iniciativas de bienestar, estrategias de comunicación interna, diseño de espacios de oficina y políticas de compensación y beneficios. Asegúrate de que los líderes y gerentes comprendan y consulten las personas regularmente.

Empresas que Utilizan Personas de Empleados

Grandes organizaciones reconocen el valor de las personas de empleados para mejorar la experiencia laboral y han implementado programas basados en ellas:

• Starbucks: Ha segmentado a su numeroso personal en tres personas principales: 'Profesionales' (buscan carrera a largo plazo), 'Artistas' (valoran la comunidad y el propósito) y 'Esquiadores' (trabajan a corto plazo o como complemento). Esto informa sus programas de compromiso.
• Cisco: Define personas basadas en los estilos de trabajo y movilidad de sus empleados (Altamente Móvil, Colaborador Remoto, Móvil de Campus, Colaborador de Vecindario, Anclado a la Estación de Trabajo). Esto ha influido en el diseño de sus espacios de oficina y políticas de trabajo flexible.
• IBM: Creó personas como 'El IBMer', 'El Gerente' y 'El Líder Ejecutivo' para identificar y mejorar los 'momentos críticos de verdad' en la experiencia del empleado, optimizando procesos clave en su ciclo de vida dentro de la empresa.

Tipos de Personalidad en el Trabajo: Otro Ángulo de Comprensión

Más allá de las personas de empleados (que son agrupaciones basadas en datos específicos de tu empresa), entender los conceptos generales de la personalidad también es fundamental para comprender cómo se considera a una persona en el trabajo y cómo interactúa.

La personalidad, a diferencia del carácter, es la organización dinámica de sistemas psicofísicos que determinan una forma única de pensar y actuar en cada individuo. Conocer la propia personalidad y la de los colegas puede ayudar a identificar fortalezas, debilidades y orientar las decisiones profesionales.

Aunque existen múltiples modelos de clasificación de la personalidad (Jung, Myers-Briggs), un estudio reciente de la Universidad de Northwestern, basado en big data, identificó cuatro tipos principales:

Si bien los patrones de personalidad son difíciles de modificar radicalmente, se pueden regular y gestionar. Reconocer los propios rasgos y los de los demás permite una mejor adaptación y relación en el entorno laboral.

Además, psicólogos como Hogan y Hogan han identificado rasgos de personalidad que, llevados al extremo (el 'lado oscuro'), pueden ser perjudiciales en el trabajo, como ser excesivamente atrevido (riesgoso), precavido (temeroso al cambio) o complaciente (incapaz de decir no).

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una persona de empleado?

Es una representación semi-ficticia de un grupo de empleados con características, necesidades y motivaciones similares, basada en datos reales de la organización.

¿Por qué son importantes las personas de empleado?

Ayudan a las empresas a comprender mejor a su fuerza laboral, mejorar la comunicación interna, optimizar la experiencia del empleado, aumentar la productividad y la retención del talento.

¿Cuántos tipos de personas de empleado debería crear?

No hay un número fijo, pero generalmente se recomienda tener entre cuatro y siete personas para representar los segmentos clave de la fuerza laboral de manera manejable.

¿Cómo se crean las personas de empleado?

Se crean recolectando datos de los empleados (encuestas, entrevistas), analizando patrones, construyendo perfiles detallados, validando con empleados reales y asegurando que se usen en la toma de decisiones.

¿En qué se diferencian las personas de empleado de los tipos de personalidad?

Las personas de empleado son perfiles específicos de grupos dentro de una organización, basados en datos internos. Los tipos de personalidad son clasificaciones más generales de rasgos de comportamiento humano aplicables a cualquier persona, dentro o fuera del trabajo.

Para Concluir

Las personas de empleados nos recuerdan que quienes trabajan para nosotros son mucho más que simplemente un 'recurso' o una 'máquina de generar ingresos'. Son individuos con vidas, aspiraciones y desafíos. Utilizar personas para informar las decisiones relacionadas con la fuerza laboral es un camino efectivo para construir un ambiente donde los empleados se sientan valorados, comprendidos y apoyados.

Al entender a tu gente a un nivel más profundo, puedes establecer objetivos realistas, aumentar su contribución y crear un lugar de trabajo que les permita alcanzar sus metas personales y profesionales, alineadas con los objetivos de la empresa. La responsabilidad de proporcionar este entorno recae en el liderazgo.

Comenzar a usar personas de empleados hoy mismo es una inversión en el futuro y el bienestar de tu organización.

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