Mejor Software para Horarios y Turnos

La correcta organización de horarios de trabajo y turnos rotativos es fundamental para el correcto desempeño en una empresa. Con un programa para hacer horarios aumentaremos la productividad en la organización. También la satisfacción de los empleados, que percibirán que la empresa atiende sus necesidades respecto a cambios de turno con agilidad, sin que la actividad diaria se resienta. A continuación analizamos los mejores programas para hacer horarios de trabajo y turnos rotativos, así como beneficios y consejos para su implantación.

¿Qué es la gestión de horarios?

La gestión de horarios es el proceso que mide, organiza y coordina el tiempo que dedican al trabajo los empleados de una empresa.

Una correcta gestión de horarios contará con tecnología capaz de medir el tiempo de trabajo activo de los empleados. Esta será la base de datos de la que nacerá el posterior análisis para optimizar los tiempos de trabajo, coordinar turnos y asignar tareas.

Siempre con el objetivo de equilibrar cargas de trabajo, aportar eficiencia a los procesos y facilitar un mejor desempeño de los empleados.

El aumento del teletrabajo y la flexibilidad horaria que reclaman los empleados ha elevado la importancia de una correcta gestión de horarios en las organizaciones.

¿Qué son los turnos rotativos?

Los turnos rotativos son jornadas laborales que se organizan con diferentes horarios de entrada y salida en un determinado periodo de tiempo. Por ejemplo, un empleado puede tener turnos rotativos durante una misma semana.

Importancia de la gestión de horarios y turnos rotativos

Los turnos rotativos son una dificultad añadida a la ya de por sí difícil gestión de horarios. Especialmente en grandes organizaciones.

El caso que mejor ejemplifica la importancia de una correcta gestión de horarios cuando hay turnos rotativos es un Hospital.

Este tipo de instalaciones deben contar siempre con una gestión de horarios perfecta, dado que existen posiciones que tienen que estar siempre cubiertas por diferentes personas en diversos horarios. Siendo importante coordinar las entradas y salidas de todos los profesionales, dado que es necesario una comunicación y reporte constante entre ambas partes para el correcto desempeño de las tareas a realizar.

¿Cómo gestionar los horarios y turnos de trabajo de tu empresa?

Para una organización adecuada hay que utilizar programas para hacer horarios de trabajo y gestión de turnos. A las dificultades descritas se añaden otras cuestiones, como vacaciones, ausencias imprevistas, solicitudes de cambio de turno, o intercambios de turno entre profesionales que se han puesto de acuerdo para modificar su planificación.

La tecnología es un excelente aliado para facilitar este tipo de trámites y gestiones organizativas.

En primer lugar, permiten un importante ahorro de tiempo, al facilitar de forma sencilla y visual la organización de la plantilla. En segundo lugar, minimizan los errores que pueden cometerse cuando se organizan horarios de forma manual mediante hojas de cálculo, por ejemplo.

¿Qué son los programas de gestión de horarios y turnos?

Un programa de gestión de horarios y turnos es una herramienta que permite coordinar las jornadas laborales de los empleados de forma ágil, sencilla y minimizando errores.

Se trata de plataformas en la nube que permiten a los empleados conocer cuáles son sus próximos turnos de trabajo. También solicitar ausencias, cambios de turno o cualquier otra gestión relacionada con su tiempo efectivo de trabajo.

En ellas se puede, además, realizar un seguimiento de la jornada laboral, mediante sistemas de registro de jornada. Algo importante si tenemos en cuenta que todas las empresas están obligadas por Ley a llevar este registro de jornada con todos sus empleados.

La empresa, por su parte, va a agilizar enormemente la organización de los diferentes turnos y horarios. Las solicitudes de cambio, vacaciones o peticiones de cualquier tipo quedan centralizadas en un mismo programa. De este modo, el encargado de coordinar estas cuestiones no tiene que responder vía whatsapp, email, etc. al interesado en una solicitud, pues todo se realiza desde el propio programa.

Beneficios de los programas de gestión de horarios y turnos

La constante evolución de los programas para hacer horarios de trabajo y gestión de turnos está incrementando paulatinamente las ventajas que aportan tanto a las empresas como a los trabajadores.

Beneficios para las empresas

• Ahorro de tiempo en la organización de cuadrantes.
• Agilidad a la hora de añadir nuevos empleados.
• Facilidad para realizar cambios en los turnos.
• Automatización de procesos de poco valor añadido (por ejemplo, se puede configurar que cuando dos empleados pacten un intercambio el sistema notifique al supervisor, para que dé el ok. Y, automáticamente, se actualicen las planillas de ambas partes.
• Se minimizan errores derivados de actualizaciones manuales.
• Registro de jornada conforme a la Ley.
• Rapidez a la hora de consultar cualquier tipo de ausencia, cambios, etc.
• Ágil obtención de datos estadísticos para el análisis de parámetros relacionados con la productividad o la eficiencia de ciertos procesos.
• Fácil recopilación de horas extra u otros eventos extraordinarios, que podrán ser rápidamente incorporados a nóminas, por ejemplo.
• Implementación fácil. Se trata, mayoritariamente, de soluciones en la nube que no requieren de instalación, son intuitivas y no exigen de una gran implicación por parte del equipo de IT.

Beneficios para los empleados

• Fácil y ágil consulta respecto a cualquier dato relacionado con las horas realizadas en un determinado periodo de tiempo.
• Rapidez a la hora de solicitar cambios de turno.
• Velocidad a la hora de recibir respuesta de los cambios propuestos.
• Registro de jornada intuitivo.
• Información y trámites accesibles desde cualquier lugar y dispositivo.

Los 7 mejores programas de gestión de horarios y turnos rotativos

A continuación encontrarás los mejores programas de gestión de horarios y turnos rotativos, después de haber analizado las diferentes opciones disponibles en el mercado. Encontrarás sus principales características, las razones que le han llevado hasta este ranking y los precios y planes para su contratación:

Holded

Principales características de Holded

Uno de los rasgos distintivos es la facilidad de uso, por parte de empresa y empleados, de la funcionalidad de registro horario conforme a la Ley, que incluye horario de entrada y de salida, de forma diaria. Además destaca por:

• Su portal del empleado.
• Opciones para solicitar y aprobar ausencias y vacaciones.
• Calendario laboral por Comunidades Autónomas.
• Integración de horarios con la gestión de proyectos, para conocer tiempos de desempeño en cada tarea, rentabilidad de los proyectos, etc.
• Sección de documentos.
• Sección de nóminas.

Planes

El módulo de Equipo que incluye estas funcionalidades tiene un coste de 4,5€/mes por cada empleado de alta en el sistema.

¿Por qué elegir el programa de gestión de Holded?

El alta en la plataforma de cada empleado se realiza de forma rápida e intuitiva. Se pueden realizar aprobaciones masivas de horarios de trabajo en un sólo clic, agilizando el proceso de revisión y aprobación de registro de jornada.

Combinado con otras funciones de la plataforma permite coordinar proyectos, asignar tareas y analizar los niveles de eficiencia y tiempo dedicados a cada cuestión. Convirtiéndose en una herramienta que va más allá de la gestión de turnos y horarios, donde ya es de por sí potente.

Timecamp

Planes

Cuenta con cuatro planes, el primero de ellos gratuito aunque muy limitado en cuanto a funcionalidades:

• Gratis: 0$
• Básico: 7$ usuario/mes
• Pro: 10$ usuario/mes
• Enterprise: Personalizado

Ventajas

Su versión Pro es muy completa y permite realizar estimaciones sobre el coste laboral en relación a horas de trabajo invertidas en proyectos.

Es, además, una de las herramientas más intuitivas, que puedes descubrir y utilizar de forma gratuita para familiarizarte con ella. Bien es cierto que las opciones más potentes no estarán disponibles en la versión gratuita.

Consideraciones

Las opciones más interesantes y que realmente marcan la diferencia solo están disponibles a partir de la versión Pro.

Workday

Planes

El precio es personalizado en función del tipo de proyecto, programación y funcionalidades necesarias.

Ventajas

Es una herramienta muy potente, que va más allá de la simple gestión de horarios y turnos de trabajo. Cuenta con infinidad de funcionalidades que ayudan a la empresa a mejorar su productividad, eficiencia, gestión de clientes…

Consideraciones

Si lo que necesitas es un software para la gestión de horarios y turnos de trabajo Workday te quedará grande. Es muy potente, pero está diseñado para grandes empresas.

Para conocer con exactitud el coste tendrás que recibir una auditoría personalizada, en función de tus necesidades concretas.

Aturnos

Planes

Cuenta con dos modalidades: standard y enterprise. La segunda incluye funcionalidades avanzadas de automatización, o control legal avanzado, entre otras.

• Standard: 1€/mes por empleado, si se abona todo el año.
• Enterprise: 2€/mes por empleado, si se abona un año completo.

Ventajas

Es una de las más veteranas y de las más completas. Específicamente diseñada para la gestión de turnos de trabajo es la que más personalizaciones ofrece en este sentido. Es una muy buena alternativa para empresas que únicamente estén buscando una fórmula para organizar turnos de trabajo que impliquen varios empleados y organización y seguimiento constante de horarios.

Consideraciones

Si necesitas añadir funcionalidades más allá de la gestión de turnos la plataforma es más limitada. Es de las mejores alternativas para esa funcionalidad. Pero no ofrece módulos de CRM, contabilidad u otras opciones relacionadas con la gestión de una empresa de forma nativa.

Papershift

Planes

Precio personalizado en función de las necesidades de cada empresa.

Ventajas

Otra buena alternativa si lo que necesitamos es ceñirnos a la gestión de horarios y turnos. En este sentido incluye muy buenas funcionalidades, siendo una plataforma que destaca por su agilidad y sencillez.

Consideraciones

Tienes que contactar para que analicen tus circunstancias y recibir un presupuesto personalizado. Esto dificulta la decisión, aunque puedes probar cómo es la plataforma gratis durante siete días.

Si necesitas una gestión activa de turnos tendrás que elegir el plan Premium o Professional, siempre pasando previamente por la mencionada auditoría para recibir precio exacto.

Gesturn

Planes

Es un software gratuito que puedes instalar y usar en tu ordenador de inmediato.

Ventajas

Su principal ventaja es que es gratuito. Por otro lado, se trata de software que se instala en local, lo que en función de tus servidores y niveles de seguridad puede ser mejor que los datos en la nube de terceros, como ocurre con otras plataformas.

Consideraciones

Aunque es gratuito, tiene limitaciones en cuanto a usabilidad. Resulta menos intuitivo y, sobre todo, menos visual, dificultando la ejecución de ciertas tareas con la agilidad que sí ofrecen otras plataformas.

Requiere de instalación local, lo que también exige en consecuencia del espacio y recursos suficientes para su utilización.

Express Schedule

Planes

Aunque requiere de la instalación de software ofrece dos tipos de planes. El básico limita su utilización a tres empresas y 50 empleados. Si necesitas más capacidad tendrás que pasar al plan Plus. Esta es la única diferencia. Las funcionalidades son las mismas en ambos casos.

• Plan Básico: 50$
• Plan Plus: 60$

Ventajas

Dentro de los software que requieren instalación es el más intuitivo. Permite duplicar turnos y calendarios con sencillez y crear planillas de trabajo bajo interfaz drag and drop.

Consideraciones

Muy útil para crear cuadrantes de turnos y calendarios de cualquier periodicidad para el trabajo. Sin embargo no permite registro horario u otras funcionalidades muy relacionadas que sí están incorporadas en otros programas de este tipo.

No tiene página en español, ni manuales de ayuda en este idioma.

¿Cómo elegir el software de gestión de horarios adecuado para tu empresa?

Lo más importante es medir con exactitud las funcionalidades que necesita tu empresa. Si no lo haces así pueden darse dos escenarios:

• Que estés pagando más de lo que necesitas.
• Que tengas que cambiar de software al poco tiempo porque no cumple con tus expectativas, con la pérdida de tiempo e implementación de nuevos procesos que esto requiere. No solo para ti, sino para todos los empleados.

En segundo lugar, existen características que vas a necesitar sí o sí a la hora de gestionar horarios y turnos de trabajo. Cuestiones que no pueden faltar en la plataforma que finalmente elijas:

• Usabilidad. Que sea fácil e intuitiva tiene dos grandes beneficios: Ahorro de tiempo a la hora de realizar trámites y gestiones. Ahorro de tiempo en cuanto a formación, que será mucho más sencilla con una plataforma fácil de utilizar.
• Registro horario. En España todas las empresas, sean del tamaño que sean, deben llevar el registro horario de la jornada. Si el programa no lo incluye, y no tienes alternativa, te expones a sanciones.
• Rápida consulta y extracción de datos. No sólo para la gestión de los horarios en sí, sino porque la mencionada normativa exige disponer de esos datos de forma inmediata a disposición de los trabajadores o para posibles inspecciones por parte de la Seguridad Social
• Integración con otras funcionalidades. Aunque la gestión del horario y los turnos sea el objetivo principal, es importante aprovechar la implantación de un nuevo programa para ampliar las mejoras. Algunas plataformas incluyen la posiblidad de imputar horas a proyectos y tareas, ayudando a realizar evaluaciones de desempeño justas entre tus trabajadores. También es útil a la hora de valorar la rentabilidad de esas mismas tareas y proyectos.
• Fácil implementación. Que no requiera de grandes esfuerzos por parte del departamento IT para activar la solución contratada cuanto antes.
• Precio.

Tabla comparativa de los mejores programas de gestión de horarios y turnos

Conclusión

Teniendo en cuenta los parámetros anteriores, el mejor programa para hacer horarios de trabajo y turnos rotativos sería Holded. Además de permitir la organización de esta cuestión de forma fácil e intuitiva cumple con la normativa en relación con el registro de jornada.

Cuenta con facilidad de acceso a datos y una experiencia de uso sencilla tanto desde el punto de vista de la empresa como del empleado, que contará con su propio portal para realizar peticiones de vacaciones, ver sus nóminas y otras gestiones.

Además, se pueden organizar planillas de trabajo ligadas a proyectos, lo que potencia aún más la implantación de un sistema que se encuentra entre los más fáciles de implementar entre todos los analizados. Pasando a ser mucho más que un programa de gestión de Recursos Humanos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de horarios y turnos

¿Cómo organizar la jornada laboral?

Todos hemos tenido problemas con la administración del tiempo en el trabajo. Te despiertas esperanzado y optimista; no solo vas a cumplir con todos los plazos de entrega, sino también irás al gimnasio y prepararás una comida casera saludable. Entonces, ocurren distintos contratiempos. Sales tarde, te topas con el tráfico y llegas a la oficina con mucha frustración. Cuando te sientas a terminar ese proyecto que has estado postergando durante semanas, te das cuenta de que tienes reuniones una tras otra hasta el mediodía; y sí, ya llegaste tarde a la primera. Finalmente, sales de la última reunión y comienzas a leer correos electrónicos cuando te avisan que el vicepresidente necesita verte. Tiene una solicitud urgente para ti. Te dice: “solo tardarás una hora”. Al final, fueron tres.

La buena noticia es que hay formas de recuperar esas horas perdidas del día que son aparentemente escurridizas. Se trata de la administración del tiempo personal: maneja tu tiempo en lugar de que el tiempo te maneje a ti. Te ofrecemos diez pasos para la administración del tiempo en el trabajo para que comiences.

1. Averigua cómo evitar distracciones en el trabajo. Si vas a optimizar la administración de tu tiempo, primero debes averiguar en qué se va el tiempo. Intenta registrarlo con precisión durante una semana mediante el seguimiento de tus actividades diarias. Este registro te ayudará a:
• Determinar cuánto puedes lograr en un día.
• Identificar qué te quita el tiempo.
• Concentrarte en las actividades que proporcionen los mayores beneficios.

A medida que realices este registro del tiempo, quedará bastante claro cuánto tiempo dedicas a estar pensando, conversar y realizar actividades improductivas.

Tendrás una idea más precisa de cuánto tiempo te toman ciertos tipos de tareas (lo que será muy útil para poner en práctica una recomendación que te damos más adelante). Este ejercicio también puede ayudarte a determinar la hora del día en que eres más productivo: de esa manera, sabes cuándo trabajar en tus proyectos que requieren la mayor dedicación y creatividad.

2. Elabora un cronograma diario y cúmplelo.

Este paso es absolutamente crucial para aprender a administrar el tiempo en el trabajo. Ni siquiera intentes comenzar tu día sin una lista organizada de tareas pendientes. Al final de la jornada de trabajo, elabora una lista de las tareas más urgentes para el día siguiente. Este paso te permite comenzar a trabajar en cuanto llegues a la oficina. Poner todo por escrito evitará que te desveles pensando en las tareas que llegan a tu mente una y otra vez. En cambio, tu subconsciente se pone a trabajar en tus planes mientras duermes, lo que significa que puedes despertarte por la mañana con nuevas ideas para la jornada laboral. Si no puedes hacerlo el día anterior, asegúrate de escribir tu lista a primera hora de la mañana. Descubrirás que el tiempo que dedicas a elaborar un plan claro no es nada comparado con el tiempo que pierdes pasando de una tarea a otra cuando no lo tienes.

3. Establece prioridades de forma inteligente. A medida que organizas tu lista de pendientes, el establecimiento de prioridades es clave para administrar satisfactoriamente el tiempo en el trabajo. Comienza por eliminar las tareas que no deberías estar realizando en primer lugar. Luego, identifica las tres o cuatro tareas más importantes y hazlas primero; de esa manera, te asegurarás de terminar las más esenciales. Evalúa tu lista de tareas pendientes y procura organizarla en función de su importancia en lugar de su urgencia. Las responsabilidades importantes son necesarias para tus objetivos, mientras que las urgentes requieren una atención inmediata y están relacionadas con los objetivos de otra persona. Tendemos a dejar que la urgencia domine cuando realmente deberíamos centrarnos en actividades que son la base de nuestros objetivos de negocio. Para evitar esta trampa, aplica una de las recomendaciones de administración del tiempo en el trabajo que se encuentra en el libro de Stephen Covey Primero lo primero. En este, presenta la siguiente matriz de administración del tiempo, conocida como matriz de Eisenhower, como una herramienta de organización para priorizar tareas basadas en estas ideas de importancia y urgencia.

Este es un análisis más detallado de cada uno de estos cuadrantes: Importantes y urgentes: estas tareas tienen fechas límite importantes con mucha urgencia; realízalas de inmediato.

• Importantes, pero no urgentes: estos elementos son importantes, pero no requieren una acción inmediata y deben incluir la elaboración de estrategias de desarrollo a largo plazo. Esfuérzate por pasar la mayor parte del tiempo en este cuadrante.
• Urgentes pero no importantes: estas tareas son urgentes pero no importantes. Minimízalas, delégalas o elimínalas porque no contribuyen a tu rendimiento. Generalmente, son distracciones que pueden deberse a la mala planificación de otras personas.
• Urgentes y poco importantes: estas actividades tienen poco valor y deben eliminarse lo más posible. A continuación, se muestran los tipos de actividades que se incluyen en cada cuadrante. Intenta crear tu propia matriz de administración del tiempo e insertar elementos de tu lista de tareas pendientes y actividades diarias para evaluar cómo estás invirtiendo el tiempo actualmente.

Cuando puedas establecer tus prioridades, la administración del tiempo personal puede alcanzar un nivel completamente nuevo. Sabrás dónde enfocar tu tiempo durante esos días cuando simplemente no te alcanzan las horas.

4. Agrupa tareas similares. Ahorra tiempo y energía mental intentando completar todo un tipo de tareas antes de pasar a la siguiente. Por ejemplo, establece periodos para responder correos electrónicos, hacer llamadas telefónicas, archivar, etc. No contestes correos electrónicos y mensajes en cuanto llegan, ya que te distraerá totalmente. Apaga tu teléfono y las notificaciones por correo electrónico para eliminar por completo la tentación de verificarlo en un momento en que no esté designada esa tarea.
5. Evita la tentación de realizar múltiples tareas. Esta es una de las recomendaciones de administración del tiempo más simples para el trabajo, pero puede ser una de las más difíciles de seguir. Concéntrate en la tarea que tienes a la mano y elimina todas las distracciones. Puede ser tentador hacer varias cosas a la vez, pero solo te perjudicas cuando intentas hacerlo. Pierdes tiempo y disminuyes la productividad al cambiar de una tarea a otra. Del mismo modo, no te sientas abrumado por una lista de tareas pendientes muy extensa. Estresarte no hará que sea más corta, así que inhala, exhala y haz una tarea a la vez.
6. Asigna límites de tiempo a las tareas. Parte de la elaboración de tu cronograma debe incluir el establecimiento de límites de tiempo para las tareas en lugar de solo trabajar hasta que las termines. Las listas de pendientes son sumamente útiles, pero a veces puedes sentir que nunca terminas nada. Si estás buscando establecer un ritmo constante en tu flujo de trabajo, la técnica pomodoro puede ayudarte a realizar tu lista de tareas pendientes en periodos de 25 minutos, tomando descansos cortos entre cada periodo y un descanso más largo después de realizar cuatro. Esta técnica permite lograr un equilibrio con un enfoque estrecho con descansos frecuentes, lo que reduce la tensión mental y mantiene la motivación. Si prefieres establecer tu propio ritmo, el método por bloques de tiempo te permite formar bloques de distintas duraciones. Usa tu registro de tiempo (paso 1) para calcular lo que te tomará una actividad. Una vez que hayas ocupado el tiempo designado en esa tarea, pasa a la siguiente actividad importante. Verás que tu productividad se dispara y tu lista de tareas pendientes se reduce una vez que apliques estos parámetros.
7. Incluye descansos. Una de las recomendaciones de administración del tiempo más agradables para el trabajo: incluye los descansos en tu cronograma. Cuando termines una tarea, tómate un momento para relajarte. Toma pequeños descansos para recargar energías, ya sea una caminata corta, un juego de ping pong, algo de meditación, etc.
8. Aprende a decir no. Nunca aprenderás a administrar el tiempo en el trabajo si no aprendes a decir que no. Solo tú sabes realmente para qué tienes tiempo, así que, si necesitas rechazar algo que te pidan para concentrarte en tareas más importantes, no dudes en hacerlo. Y si aceptas un proyecto que obviamente no va a ninguna parte, no tengas miedo de dejar de hacerlo. En lugar de realizar muchas tareas que generan poco o ningún valor, realiza menos tareas que generen más valor. Recuerda la regla 80/20: el 80% de tus resultados proviene del 20% de lo que aportes. Enfoca tus esfuerzos conforme a esto. Si no puedes decir que no, delega. Si bien delegar puede ser una habilidad difícil de aprender, puede ser fabulosa para la administración del tiempo. Has formado un equipo talentoso, así que identifica las tareas que puedes delegar.
9. Descubre cómo organizar tus tareas diarias. Para una administración eficaz del tiempo, esta recomendación debe ser parte de tu lista de tareas pendientes. Si tienes papeles esparcidos por montón en todo el escritorio, encontrar el que necesitas será como buscar una aguja en un pajar. No hay nada más frustrante que perder tiempo valioso buscando algo que hayas extraviado, sin mencionar cómo puede hacerte perder la concentración. Los pequeñas acciones marcan una gran diferencia. Crea un sistema para archivar documentos. Cancela la suscripción a los correos electrónicos que ya no necesitas. Simplemente piensa: solo tienes que hacerlo una vez, pero obtendrás beneficios para siempre.
10. Elimina las distracciones. Redes sociales, navegación web, compañeros de trabajo, mensajes de texto, mensajería instantánea: las distracciones en el trabajo pueden ser infinitas. Una clave para la administración del tiempo personal es ser proactivo para eliminarlas. Cierra la puerta para limitar las interrupciones. Cierra todas las pestañas, excepto en las que estás trabajando actualmente. Desactiva las notificaciones de mensajería y deja las llamadas telefónicas personales para la hora del almuerzo. Da pequeños pasos. Identifica tus dos principales distracciones y enfócate en eliminarlas durante dos semanas. Y recuerda que dormir bien, tomar suficiente agua y comer de manera saludable puede ayudarte a mantenerte concentrado durante la jornada, especialmente en la tarde. Ya los tienes: diez recomendaciones para la administración del tiempo en el trabajo que pueden llevar tu productividad a un nivel completamente nuevo. Podrás ejercitarte y cocinar como Martha Stewart en muy poco tiempo.

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