Horarios de Trabajo: Clave para el Éxito

Los horarios de trabajo son una herramienta fundamental en cualquier organización, trascendiendo la simple función de indicar cuándo deben presentarse los empleados. Son el mapa que guía a gerentes, jefes de equipo, profesionales de recursos humanos y propietarios para asegurar que cuentan con el personal adecuado en el momento justo y al costo óptimo. Simultáneamente, brindan a los empleados una visibilidad clara sobre sus horas de trabajo y duración, permitiéndoles organizar sus vidas personales.

Elaborar un cronograma de empleados no es una tarea menor. Implica gestionar preferencias de turno, considerar disponibilidades, controlar costos y encontrar sustitutos de último minuto, entre muchas otras consideraciones. Si te preguntas si existe una forma más sencilla de manejar todo esto, no estás solo.

La buena noticia es que existe un mercado completo de software diseñado para ayudar a los gerentes a crear y distribuir horarios de empleados semanal o mensualmente, o con cualquier otra cadencia que utilice tu organización.

¿Qué es un Horario de Trabajo?

Un horario de trabajo es un plan que indica a los empleados cuándo se espera que trabajen y por cuánto tiempo. Puede ser tradicional (una pizarra o una impresión) o puede existir en línea o en una aplicación. Cualquiera que sea su forma, los empleados lo consultan para planificar su semana o mes laboral, y los gerentes lo utilizan para asegurarse de tener los recursos adecuados disponibles en el momento oportuno, haciendo lo que sea necesario.

Los horarios de trabajo a menudo incluyen otra información, como si un empleado estará asignado a un puesto específico o realizará una tarea concreta durante su turno. También pueden incluir información sobre cosas como pausas y horarios de almuerzo, horas extras y bloques de tiempo en los que alguien no está disponible por un período debido, por ejemplo, a vacaciones.

¿Qué Hace un Gran Horario de Trabajo?

En términos generales, los mejores horarios de trabajo son fáciles de hacer, consistentes en formato, fáciles de compartir y acceder, simples de entender y construidos y gestionados con tecnología fácil de usar. Aquí hay algunas características de horarios exitosos que vale la pena considerar al elaborar el tuyo:

Actualizaciones en Tiempo Real

Los horarios pueden cambiar sobre la marcha. Alguien se enferma y necesita cobertura, alguien renuncia o alguien nuevo se une al equipo. Estas y otras circunstancias pueden causar cambios en la programación que los miembros del equipo necesitan conocer lo antes posible. Deberás elegir una herramienta de programación que te brinde un medio para gestionar esta realidad en forma de actualizaciones en tiempo real.

Acceso Móvil

Más del 95% de los usuarios a nivel mundial accedieron a internet a través de dispositivos móviles en 2023, según Statista. Esto no sorprende dada la conveniencia del móvil y la cantidad de tiempo que pasamos en nuestros teléfonos. Teniendo esto en cuenta, un horario accesible a través de móvil es conveniente para los empleados, dándoles una forma de verificar sus horas de trabajo sobre la marcha y desde cualquier dispositivo. Pero cada vez más, tener acceso móvil a tu horario es necesario en lugar de ser un simple extra, considerando la proporción de usuarios de internet en dispositivos móviles.

Alertas y Recordatorios

Los mejores horarios de trabajo actuales se construyen utilizando características que facilitan el envío de notificaciones y recordatorios al personal. Por ejemplo, algunas aplicaciones de programación pueden enviar mensajes masivos al personal cuando se publica un nuevo horario o cuando se realizan cambios. Estas alertas brindan tranquilidad a los gerentes y líderes de equipo de que los cambios que realicen en el horario serán vistos por todos de manera oportuna.

Cómo Hacer un Horario de Trabajo para Empleados: 8 Consejos

Hacer un horario es más que simplemente llenar turnos con trabajadores. Hay mucho que considerar, incluyendo quién debe trabajar cuándo, preferencias y disponibilidad, y cómo realmente lo harás y publicarás. Aquí hay algunos consejos para ayudarte a poner en marcha tu horario de trabajo.

1. Determina tus Objetivos de Mano de Obra

Tu horario de trabajo está directamente ligado a tus resultados financieros, representando la mano de obra entre el 50% y el 60% del gasto total promedio de una empresa. Y según un análisis de Deloitte, el empleador promedio gasta de más en mano de obra entre el 0.5% y el 2% de la nómina por hora cada año. Para evitarlo, dedica tiempo de antemano a dimensionar correctamente tu personal para cada turno, buscando programar el número adecuado de trabajadores para manejar las responsabilidades necesarias, sin restringir deberes importantes como ventas o servicios. Para hacerlo:

• Establece el costo total por hora por empleado, que es su salario por hora más el costo por hora de cualquier beneficio que recibirán más impuestos.
• Elabora un presupuesto de mano de obra que determine cuánto puedes permitirte gastar en personal como parte de tus ingresos esperados. Esto puede ayudarte a determinar cuántas horas puedes asignar a lo largo de las horas de operación de tu negocio.
• Determina el personal mínimo que necesitas en cualquier momento o día dado.
• Marca los momentos en los que esperas necesitar más del número mínimo de trabajadores e inclúyelo en tus cálculos de costos y requisitos de personal. Algunas industrias, como el comercio minorista o la restauración, pueden requerir significativamente más trabajadores durante las horas pico. Los restaurantes, por ejemplo, suelen estar más concurridos por la noche y los fines de semana. Las tiendas tienden a llenarse los fines de semana y durante las rebajas.

2. Construye un Sistema de Comunicación Fluido

Comunicar tu horario de manera consistente y confiable es posiblemente tan importante como hacer el horario en sí. Es bueno tener una forma de notificar a los trabajadores cuando se publica un nuevo horario o cuando se realizan cambios. También es útil si los empleados tienen una forma confiable de acceder al horario desde una aplicación móvil o sitio web.

3. Considera las Preferencias de Trabajo y el Tiempo Libre

Los empleados tendrán preferencias sobre cuándo quieren trabajar. También tendrán solicitudes de tiempo libre, o días y horas en los que simplemente no están disponibles debido a otros compromisos. No querrás estar persiguiendo a los empleados para conocer su disponibilidad cada semana, así que asegúrate de poder recopilar estas entradas de manera oportuna, consistente y eficiente. Idealmente, elige un sistema de programación con funcionalidad incorporada para que los empleados puedan ingresar su disponibilidad y hacer solicitudes de tiempo libre, de modo que puedas verlas al tomar decisiones de personal.

4. Programa Basándote en las Fortalezas de tus Empleados

Diferentes empleados tienen diferentes fortalezas. Algunos pueden ser sobresalientes en el procesamiento de pedidos o información complejos, y otros pueden tener habilidades sociales que encantan a tus clientes. Algunos trabajan bien bajo presión, otros pueden prosperar en entornos menos estresantes. Estas y otras características se harán evidentes cuanto más tiempo trabajes con ellos, y puedes alinear los atributos de los empleados con tus requisitos de personal en diferentes momentos del día o la semana.

Por ejemplo, supón que estás haciendo un horario para la recepción de un hotel. Las horas de check-in concurridas pueden requerir un personal completo que sea eficiente y capaz de trabajar bien bajo presión, mientras que los turnos nocturnos pueden justificar un equipo más pequeño que esté bien equipado para proporcionar a los huéspedes consejos sobre restaurantes y vida nocturna.

5. Planifica con Anticipación

En muchas industrias, las necesidades de personal pueden variar en función de una serie de factores que pueden influir en la demanda y el flujo de clientes. Una cafetería con terraza al aire libre podría ver un aumento en los negocios durante los fines de semana soleados de verano. Un pub cerca de un recinto deportivo podría experimentar un aumento en las noches de partido. Y un bar deportivo con muchos televisores podría estar abarrotado para el fútbol los lunes. El punto es: querrás asegurarte de tener en cuenta cualquier variable que pueda afectar la cantidad de personal que necesitarás en un día determinado al hacer tu horario.

En la misma línea, querrás asegurarte de que los empleados proporcionen aviso adecuado para las solicitudes de tiempo libre y las indisponibilidades para evitar quedarte con poco personal en el último minuto.

6. Comprende las Disponibilidades

Ya sea que estés programando trabajadores a tiempo completo o parcial, tienen otros compromisos que atender, como familia, estudios o incluso otro trabajo. En algunos casos, la disponibilidad de los trabajadores puede ser la misma de una semana a otra, pero puede cambiar para otros. Establece un proceso claro y repetible para recopilar la disponibilidad antes de sentarte a hacer tu horario. El mejor escenario: tu software de programación tiene funcionalidad para que los trabajadores ingresen su disponibilidad, de modo que siempre tengas visibilidad de cuándo todos están disponibles al asignar turnos.

7. Busca Oportunidades de Automatización y Personalización

Aprovecha las capacidades de automatización de tus herramientas de programación para agilizar y personalizar tus flujos de trabajo. Esto podría implicar la creación de flujos de aprobación automatizados para las solicitudes de tiempo libre. O, si las capacidades lo permiten, podrías asignar diferentes roles y niveles de acceso según el rol y nivel del empleado, y empoderar a los gerentes para hacer o aprobar cambios de programación. También podrías proporcionar a los gerentes y líderes senior acceso a paneles con datos sobre los costos laborales totales y las previsiones para que puedan aumentar o disminuir adecuadamente las horas de trabajo.

8. Asegúrate de que el Horario sea Fácilmente Accesible

Este es un punto importante: tu horario es tan efectivo como accesible. Asegúrate de elegir una herramienta de programación que brinde a los trabajadores una forma fácil de acceder al horario tan pronto como se publique. Deben poder acceder a él de múltiples maneras, por ejemplo, a través de cualquier dispositivo. Una aplicación es un buen detalle. E incluso si publicas el horario digitalmente, aún puede ser una buena idea tener un horario físico accesible en algún lugar de tu espacio de trabajo; nunca hay demasiado acceso al horario.

Tipos de Horarios de Trabajo para Empleados

Existen diferentes categorías de horarios de trabajo. Cuál uses depende del tipo de negocio para el que estás programando, las expectativas de tus empleados y cómo prefieres gestionar el personal.

Horarios Fijos

Los horarios fijos son más o menos 'establecidos' y no cambian mucho de una semana a otra o de un mes a otro. Los empleados suelen trabajar los mismos turnos los mismos días a las mismas horas cada semana. La ventaja es que los gerentes y el personal obtienen horarios consistentes y predecibles, lo que simplifica la planificación de recursos. Solo tienes que hacer ajustes cuando algo cambia: alguien se va, contratas nuevo personal, necesitas cobertura cuando alguien está ausente, etc.

Horarios Semanales

Los horarios semanales que varían de una semana a otra son comunes entre los trabajadores por hora y por turnos. Esto requiere un proceso para actualizar el horario y asegurarse de que los empleados sean notificados de sus próximos turnos con aviso adecuado. Ten en cuenta que algunos estados y jurisdicciones locales han aprobado leyes que requieren dar a los empleados una cantidad mínima de aviso anticipado antes de los turnos programados, por lo que si tu negocio tiene horarios semanales variables, es importante saber qué leyes se aplican y publicar tus horarios de trabajo con la suficiente antelación para cumplir con cualquier regulación relevante.

Horarios Rotativos

Los horarios rotativos, donde los empleados trabajan diferentes turnos en diferentes momentos del día o la semana para evitar huecos en la cobertura de turnos, pueden funcionar bien si tu negocio tiene una variedad de turnos que cubrir y algunos de ellos son menos deseables que otros (como los turnos nocturnos o de madrugada). Rotar quién trabaja qué turnos es una forma de distribuir la carga equitativamente entre el personal. Piensa en enfermeros, personal de recepción en un gran hotel o trabajadores de mantenimiento que necesitan estar disponibles durante la noche por si algo sale mal.

Horarios de Guardia (On-call)

Los horarios de guardia te permiten programar a algunos miembros del personal 'de guardia' para trabajar ciertos turnos solo si son necesarios. Bajo este arreglo, los empleadores pueden usar la demanda en tiempo real como indicador de cuántos trabajadores necesitarán en un día determinado o durante un turno determinado.

Por supuesto, cada negocio es diferente y requiere su propia consideración sobre qué modelo es mejor para la programación de empleados. Algunos modelos son más comunes en ciertas industrias, y algunas empresas incluso mezclan diferentes tipos de horarios.

La Importancia de los Horarios de Trabajo para Empleados

Los horarios de trabajo son una parte esencial de las operaciones para la mayoría de las empresas. A continuación, se presentan solo algunas de las razones por las que son tan clave, incluyendo la maximización de la productividad en el lugar de trabajo, la minimización del agotamiento y más.

Maximiza la Productividad del Trabajador

La programación es un acto de equilibrio. Con poco personal, podrías perder negocios o ahuyentar a clientes sensibles al servicio o la velocidad. Con demasiado personal, podrías gastar dinero en empleados ociosos. Para maximizar la productividad, necesitas tener suficiente personal para satisfacer adecuadamente las necesidades de los clientes en cualquier momento dado, pero evitar el exceso de personal.

Reduce el Agotamiento (Burnout)

Así como el exceso de personal puede ejercer presión sobre los márgenes, la falta de personal también tiene consecuencias negativas, incluyendo la moral y el bienestar de los empleados. Los empleados estresados ​​y sobrecargados que no pueden satisfacer las necesidades o expectativas de los clientes durante su turno pueden sentirse inclinados a renunciar. Si no se aborda, esto podría desencadenar un ciclo costoso de desgaste, contratación, capacitación y agotamiento. Una programación adecuada garantiza que tu equipo tenga suficiente apoyo disponible para realizar el trabajo sin sentirse sobrecargado.

Transiciones y Pausas Fluidas

Un proceso de programación de calidad también puede garantizar operaciones consistentemente fluidas y traspasos de turno sin problemas. Por ejemplo, puedes optar por incluir cierta superposición entre turnos si el cambio de turno se va a producir durante momentos de mucha actividad, de modo que haya una interrupción mínima en el servicio y para protegerte contra la llegada tardía ocasional. Las pausas también; si no están programadas, cuándo tomarlas podría convertirse en una fuente de confusión o conflicto entre el personal (o incluso un problema de cumplimiento, si tu jurisdicción requiere que los empleados tomen pausas). Los horarios pueden y deben tener en cuenta las pausas para que los empleados sepan cuándo tomarlas.

Ejemplo y Plantilla de Horario de Trabajo

Si te preguntas cómo hacer un horario para empleados, aquí tienes una descripción de lo que podría incluir una plantilla de horario. Además de los campos obvios como el nombre y la identificación del empleado y las horas que se espera que trabajen en qué días, también puedes incluir información más detallada como la tarea, la estación, la sección o el rol al que serán asignados. Lo importante es que sea claro y fácil de leer. Y, como se mencionó anteriormente, querrás asegurarte de que sea fácilmente accesible cada vez que se publique.

Preguntas Frecuentes sobre Horarios de Trabajo

¿Por qué son importantes los horarios de trabajo?

Son esenciales para asegurar que tienes el personal adecuado en el lugar y momento correctos, gestionar costos, comunicar expectativas a los empleados y permitirles planificar sus vidas.

¿Qué características debe tener un buen horario?

Debe ser fácil de crear, consistente, accesible (idealmente vía móvil), simple de entender y permitir actualizaciones en tiempo real y notificaciones.

¿Qué tipos de horarios de trabajo existen?

Los tipos comunes incluyen horarios fijos, semanales (variables), rotativos y de guardia (on-call).

¿Cómo ayuda la tecnología en la creación de horarios?

El software de programación puede facilitar las actualizaciones en tiempo real, el acceso móvil, las alertas, la recopilación de disponibilidad de los empleados y la automatización de procesos.

¿Cómo influye el horario en la productividad y el bienestar del empleado?

Una buena programación evita la falta o el exceso de personal, lo que reduce el agotamiento, mejora la productividad y asegura transiciones y pausas fluidas.

¿Debo considerar las fortalezas de los empleados al programar?

Sí, asignar empleados a tareas o turnos que se alineen con sus habilidades puede optimizar el rendimiento y la satisfacción tanto del empleado como del cliente.

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