25/04/2014
¿Las tareas se amontonan sobre tu escritorio? ¿Sientes que no avanzas aun cuando trabajas duro? Si te preguntas cómo ser más rápido en el trabajo, los consejos prácticos que compartiremos contigo te vendrán como anillo al dedo.
El truco para lograr cumplir con los deadlines sin morir en el intento es trabajar de forma más inteligente y eficaz. Así es: no necesitas trabajar hasta el hartazgo, sino organizar tus tiempos laborales de manera más eficiente. ¿Te gustaría descubrir cómo trabajar más rápido?
Cómo ser más rápido en el trabajo: Estrategias Clave
Uno de los principales errores es enfocarse en cómo conseguir trabajo más rápido en lugar de en cómo llevar a cabo las tareas de forma más eficiente primero y, luego, buscar nuevos clientes o proyectos de los que hacerse cargo. Cuando las tareas laborales superan el tiempo que se puede dedicar a cada una de ellas, se presenta una receta perfecta para el estrés. A fin de minimizar las cuotas de estrés laboral y alcanzar las metas pautadas, cumpliendo con los clientes, es imprescindible que tomes en consideración los 7 consejos que te presentaremos a continuación. Verás que al ponerlos en práctica lograrás una mayor concentración y, por lo tanto, un palpable aumento de tu productividad.
1. Crea una lista de tareas
¿Cómo trabajar más rápido? Sencillo: empieza por elaborar una lista de tareas para no olvidarte de nada. Esta técnica es fundamental para tener una visión clara de todo lo que necesitas hacer. Al escribir tus tareas, liberas espacio mental que de otra forma estaría ocupado intentando recordar pendientes. Además, esta técnica te permitirá realizar priorización y determinar qué deberías llevar a cabo primero, qué luego y qué cosas pueden dejarse para otro día en caso de ser necesario. Una lista bien hecha te da un camino a seguir y la satisfacción de ir tachando elementos a medida que los completas, lo cual puede ser muy motivador.
Para una mejor planificación y gestión de estas listas, puedes utilizar una plataforma online que se integre a todos tus dispositivos, como es el caso de Bitrix24. Allí, podrás programar tu trabajo, seguir el avance de las tareas, gestionar los proyectos e, incluso, comunicarte con tus colegas a través del e-mail, el chat o las videollamadas, además de acceder a toda la información centralizada de la organización. Estas herramientas digitales llevan la simple lista de papel a un nivel superior de organización y colaboración.
2. Empieza por lo más difícil
La mayor parte de las personas suele sentirse con más energía al iniciar la jornada laboral e ir perdiendo impulso a medida que la misma avanza. Por este motivo, puede ser recomendable que te ocupes de los asuntos prioritarios y más complejos primero, para que puedas dedicarles toda tu atención cuando tu mente está más fresca y alerta. Abordar la tarea más desafiante al principio del día, a menudo llamada la técnica "Trágate el Sapo", te permite superarla antes de que la fatiga o las interrupciones la hagan parecer insuperable.
Por otra parte, el natural correr de la jornada laboral puede verse modificado por posibles imprevistos que te obliguen a cambiar tus actividades. Esto significa que deberías dejar lugar para los imponderables. ¿No te parece, entonces, mejor llevar a cabo las prioridades más difíciles antes de que todo pueda cambiar? Si dejas lo complicado para el final, un imprevisto podría impedirte completarlo, generando estrés y retrasos.
3. Evita las distracciones
En un mundo cada día más interconectado, es habitual que recibas estímulos constantes de diferentes medios, como el correo electrónico, el WhatsApp, las llamadas telefónicas o las redes sociales. Si realmente quieres responder a la cuestión “cómo ser más rápido en el trabajo”, deberías dejar las distracciones de lado. Cada interrupción, por pequeña que sea, rompe tu flujo de trabajo y requiere un esfuerzo consciente para volver a concentrarte en la tarea que tenías entre manos.
Pon tu móvil en silencio y déjalo fuera de tu alcance, evita abrir las redes sociales y configura la bandeja de entrada de tu correo electrónico para que no se abran globos ni tiras en el ordenador para avisarte de la entrada de un email mientras trabajas. Considera usar bloqueadores de sitios web o aplicaciones que limiten el acceso a distracciones durante ciertos períodos. Dejar de lado las distracciones reducirá vitalmente el tiempo desperdiciado y evitará que debas volver a concentrarte tras una interrupción, lo cual es un proceso que consume tiempo y energía mental.
4. Concentra tu mente en una única cosa
El multitasking está de moda y cada vez son más las personas que aseguran ser más eficientes gracias a esta técnica. No obstante, realizar varias tareas de manera simultánea aumenta el tiempo necesario para cada una de ellas, al menos para la gran mayoría de la población. La ciencia demuestra que el cerebro humano no realiza tareas múltiples al mismo tiempo, sino que cambia rápidamente entre ellas, lo que se conoce como "cambio de contexto". Este cambio constante es ineficiente y propenso a errores.
Cuando te sientes a trabajar en una tarea o con una respectiva temática, evita hacer otras actividades en paralelo. Cierra las pestañas del navegador que no necesitas, silencia las notificaciones y dedica tu atención plena a la tarea actual. Verás que al enfocarte al 100 % en lo que tienes entre manos lograrás disminuir el tiempo requerido para concluir la tarea. Asimismo, la concentración total en una labor reduce los riesgos de equívocos y accidentes, mejorando la calidad de tu trabajo.
Para ilustrar mejor la diferencia:
| Característica | Multitasking (Hacer varias cosas a la vez) | Single-tasking (Enfocarse en una cosa) |
|---|---|---|
| Enfoque | Dividido entre múltiples tareas | Concentrado en una sola tarea |
| Eficiencia | Generalmente menor debido al costo del cambio de contexto | Generalmente mayor al mantener el flujo |
| Calidad del trabajo | Puede disminuir por errores o descuidos | Suele ser más alta por la atención al detalle |
| Estrés | Puede aumentar por la sensación de estar siempre ocupado pero sin avanzar | Generalmente menor al completar tareas una por una |
| Tiempo total | Mayor tiempo total para completar un conjunto de tareas | Menor tiempo por tarea enfocada |
5. Benefíciate de las aplicaciones para trabajar más rápido
Si bien las nuevas tecnologías pueden dificultar la concentración debido al gran número de estímulos que cada persona recibe por hora, también es cierto que pueden simplificar el modo de trabajar. De hecho, las aplicaciones para trabajar más rápido pueden ser lo que necesitas para mejorar tu productividad y eficiencia. La clave está en usar la tecnología a tu favor, no en su contra.
¿Cuánto tiempo pasas cada día en actividades rutinarias que pueden ser automatizadas? Piensa en tareas repetitivas que no requieren de tu creatividad o análisis constante. El envío de emailings masivos, la respuesta automática a chats en la página web basados en preguntas frecuentes, la conversión de prospectos a contactos o negociación en un sistema CRM, y algunos aspectos de la facturación o gestión de documentos pueden ser generados de manera automática por sistemas integrales como Bitrix24. Sin lugar a dudas, ahorrarás tiempo valioso en tu día a día y te despreocuparás de algunas tareas cotidianas, liberando tu tiempo para actividades de mayor valor.
6. Pon fecha límite para tus tareas
Para mejorar tu productividad deberías plantearte metas alcanzables y concretas. No merece la pena que hagas listas infinitas de tareas si no les asignas una fecha de finalización o entrega. Las fechas límite te ayudan a organizarte, a mantenerte enfocado y a priorizar lo que debes llevar a cabo cada día. Sin un plazo, es fácil posponer una tarea indefinidamente.
¿Cómo trabajar más rápido? Sin lugar a dudas: organizándote y comprometiéndote con plazos. La planificación permite que cumplas con las expectativas laborales en tiempo y forma. Establecer fechas límite, incluso para tareas personales, crea un sentido de urgencia positivo que motiva a la acción. No obstante, deberías tener en cuenta que lo ideal es no dejar las actividades para el último momento, sino trabajar siempre con un periodo de seguridad por si por algún motivo se generase alguna demora o surgiera un imprevisto. Un pequeño margen de tiempo puede ser la diferencia entre cumplir y fallar.
7. Planifica el día siguiente
El último gran consejo práctico que te facilitará responder a la pregunta cómo ser más rápido en el trabajo es la planificación del día siguiente. Termina tu jornada laboral dedicando unos pocos minutos a preparar tu siguiente día de trabajo. Esto evitará que pierdas tiempo valioso al llegar a la oficina, a tu espacio coworking o mismo a tu despacho en casa decidiendo qué hacer primero.
Preparar una lista de tareas priorizadas, quizás basándote en la técnica de empezar por lo más difícil, permitirá que comiences tu jornada sin dilaciones y sin el estrés que puede generar tener que evaluar compromisos y actividades a primera hora del día. La estructuración de tu día, siempre con un margen de maniobra para imprevistos, es vital para aumentar la eficiencia laboral y asegurar que cada día sea lo más productivo posible desde el primer minuto.
Preguntas Frecuentes sobre cómo Trabajar Más Rápido
A continuación, respondemos algunas dudas comunes relacionadas con la velocidad y eficiencia en el trabajo:
¿Es bueno hacer varias cosas a la vez (multitasking)?
Aunque popular, el multitasking generalmente no aumenta la velocidad ni la eficiencia. Cambiar constantemente entre tareas consume tiempo y energía mental, puede aumentar los errores y, a menudo, resulta en que cada tarea tome más tiempo en completarse de lo que tomaría si se abordara de forma individual y enfocada.
¿Debo empezar por las tareas fáciles o difíciles?
La recomendación es empezar por las tareas más difíciles o importantes al principio del día. Es el momento en que usualmente tienes más energía, concentración y menos interrupciones. Superar lo más desafiante temprano te deja el resto del día para tareas menos exigentes o imprevistos.
¿Cómo evitar las interrupciones constantes?
Minimiza las fuentes de interrupción: silencia notificaciones de teléfono y correo, cierra pestañas innecesarias en tu navegador, considera usar aplicaciones de bloqueo de sitios web, y si es posible, establece bloques de tiempo 'sin interrupciones' donde le comuniques a tus colegas que necesitas concentrarte.
¿Las herramientas tecnológicas realmente me ayudan a ser más rápido?
Sí, definitivamente. Las herramientas y aplicaciones adecuadas pueden automatizar tareas repetitivas (como envíos de email, gestión de contactos básicos, respuestas automáticas), mejorar la organización y la comunicación, y centralizar información, liberando tu tiempo para concentrarte en trabajos que requieren tu atención y habilidades únicas.
Cómo ser más rápido en el trabajo: la organización es la clave
El primer paso para trabajar más rápido y mejor es cambiar los viejos hábitos por otros más saludables y eficaces. Abandonar el multitasking, evitar las distracciones y focalizar la mente son los tres primeros pasos para el éxito y para mejorar tu velocidad y eficiencia. Estos cambios de comportamiento son fundamentales para sentar las bases de una mayor productividad.
Estos pueden, y deberían, apoyarse en el uso de aplicaciones para trabajar más rápido; es decir, software diseñados para automatizar tareas rutinarias y repetitivas que solamente insumen tiempo y no requieren de un análisis diario para llevarse a cabo. Herramientas de gestión de proyectos, CRM, comunicación interna, y automatización de marketing son ejemplos. Bitrix24 puede ser la solución que estás buscando, ya que aúna en una única plataforma un gestor de tareas y proyectos, calendarios personales y compartidos, contact center, CRM y todo lo necesario para que tu empresa centralice la información y trabaje de forma más eficaz. Implementar la tecnología adecuada complementa tus nuevos hábitos de organización y enfoque. ¡Pruébalo ahora!
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