Calcula el Pago de Horas Extras Correctamente

Calcular el pago de horas extras es más que simplemente entender la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA, por sus siglas en inglés) de Estados Unidos. Esta ley establece que los empleados no exentos cubiertos deben recibir pago de horas extras por las horas trabajadas en exceso de 40 en una semana laboral a una tasa no menor de una vez y media su tarifa de pago regular. Aunque esta ley federal puede sonar básica, una vez que se consideran todas las variables – base de pago (es decir, por hora, salario, a destajo, comisión), horarios flexibles y otras formas de compensación (es decir, bonificaciones no discrecionales, pago por turno) – los cálculos de horas extras se vuelven un poco más complicados.

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Para complicar aún más las cosas, las empresas deben cumplir no solo con la FLSA, sino también con las leyes de salario y horas en las jurisdicciones estatales y locales. Cuando estas regulaciones difieren, los empleadores deben aplicar la tarifa de pago de horas extras que sea más favorable para el empleado.

¿Qué es el pago de horas extras?

Según la FLSA, el pago de horas extras es una compensación adicional (es decir, pago premium) que los empleadores deben pagar a los empleados no exentos que trabajan más de 40 horas en una semana laboral. Como se mencionó anteriormente, la tarifa federal es una vez y media la tarifa de pago regular. Sin embargo, los estados que tienen sus propias leyes pueden requerir pagos diarios de horas extras o pago premium de doble tiempo.

¿Cuál es la tarifa de pago regular según la FLSA?

La tarifa de pago regular de un empleado es su tarifa promedio por hora. Se calcula dividiendo el pago total por el empleo en cualquier semana laboral (excepto las exclusiones estatutarias) por el número total de horas trabajadas realmente.

¿Cómo funcionan las horas extras?

Excepto en ciertos estados que requieren pago premium diario, las horas extras se calculan por semana laboral. Según la FLSA, una semana laboral es un período fijo y recurrente regularmente de 168 horas o siete períodos consecutivos de 24 horas. Puede comenzar en cualquier día de la semana y a cualquier hora del día y no se ve afectada por la frecuencia de pago de un empleado, por ejemplo, quincenal, bisemanal, mensual. Además, cada semana laboral es independiente, lo que significa que no se permite promediar las horas trabajadas durante dos o más semanas laborales.

Consideremos, por ejemplo, un empleado no exento que trabaja ocho horas el lunes, martes y miércoles, 10 horas el jueves y seis horas el viernes. Este trabajador no alcanzaría el umbral semanal de horas extras de la FLSA, pero podría ser elegible para dos horas de pago de horas extras por las horas trabajadas el jueves, dependiendo de la ley laboral estatal aplicable.

Empleados exentos de horas extras

Los empleados pueden estar exentos de la FLSA y, por lo tanto, no tener derecho a horas extras si ganan un salario que excede los requisitos mínimos de salario de la FLSA y realizan deberes laborales que satisfacen uno de los roles establecidos como exentos de horas extras. Las exenciones más comunes incluyen trabajos ejecutivos, administrativos, profesionales, de ventas externas o relacionados con la informática.

Cómo calcular el pago de horas extras para empleados por hora

Calcular el pago de horas extras suele ser más sencillo con empleados por hora que tienen una sola tarifa de pago y no reciben compensación adicional. Siguiendo las reglas de la FLSA, multiplique la tarifa de pago regular por 1.5 y multiplique el resultado por el número total de horas extras trabajadas.

Ejemplo: Empleado por hora con tarifa única

Un empleado por hora no exento gana $10 por hora y trabaja 46 horas en una semana laboral. No se paga compensación adicional durante la semana laboral y no hay ley estatal aplicable que imponga requisitos superiores a los de la FLSA. El pago total adeudado a este trabajador, incluyendo la prima por horas extras, se puede calcular de la siguiente manera:

• $10 x 40 horas = $400 pago base
• $10 x 1.5 = $15 tarifa de pago de horas extras
• $15 x 6 horas extras = $90 pago de horas extras
• $400 + $90 = $490 pago total

Cálculo de horas extras para múltiples tarifas de pago

A veces, los empleados no exentos a los que normalmente se les paga una tarifa por hora fija trabajan ciertas horas, generalmente en momentos no deseables, lo que les otorga un pago por hora adicional. Esta práctica se conoce como diferencial de turno. En tales casos, los empleadores deben utilizar la tarifa combinada o promedio ponderado de todas las tarifas pagadas para calcular la prima por horas extras adeudada por las horas trabajadas más allá de las 40 en la semana laboral. Tenga en cuenta que la FLSA tiene una excepción a esta regla que permite a los empleadores pagar horas extras a través de la “tarifa en efecto”. Sin embargo, la mayoría de los estados no permiten este método.

Ejemplo: Empleado con múltiples tarifas

Durante el transcurso de una semana laboral, un empleado no exento trabaja 35 horas en el turno diurno a $12 por hora y otras 10 horas en el turno nocturno a $15 por hora en un estado que sigue las reglas de horas extras de la FLSA. El pago total adeudado a este empleado, incluyendo la prima por horas extras, para la semana laboral se puede calcular de la siguiente manera:

• (35 horas x $12) + (10 horas x $15) = $570 pago base
• $570 / 45 horas totales = $12.67 tarifa de pago regular
• $12.67 x 0.5 = $6.34 tarifa de prima por horas extras
• 5 horas extras x $6.34 = $31.70 pago total de prima por horas extras
• $570 + $31.70 = $601.70 pago total adeudado

Cálculo del pago de horas extras para empleados no exentos que ganan un salario

Un salario está destinado a cubrir el pago a tarifa normal por un número predeterminado de horas trabajadas durante la semana laboral. Según la ley federal, para calcular la tarifa de pago regular de un empleado no exento, divida el salario semanal por el número total de horas trabajadas.

Tenga en cuenta que ciertos estados tienen métodos diferentes para calcular la tarifa de pago regular para empleados no exentos a los que se les paga un salario. Los empleadores deben revisar y cumplir con la ley estatal aplicable.

Ejemplo: Empleado asalariado con horas extras ocasionales

Un empleado no exento gana un salario de $1,200 por una semana de trabajo esperada de 40 horas. Una semana, el individuo dedica dos horas adicionales para cumplir con una fecha límite. El pago total adeudado al empleado, incluyendo la prima por horas extras, para la semana laboral se puede calcular de la siguiente manera:

• $1,200 / 40 horas = $30 tarifa de pago regular
• $30 x 1.5 = $45 tarifa de prima por horas extras
• $45 x 2 horas extras = $90 pago de prima por horas extras
• $1,200 + $90 = $1,290 pago total adeudado

Cálculo de horas extras para un empleado no exento que trabaja una semana laboral fluctuante

Como muestra el ejemplo anterior, calcular las horas extras para empleados no exentos con semanas laborales fijas es bastante básico, pero ¿qué sucede cuando las horas del empleado fluctúan regularmente? La FLSA permite a los empleadores compensar a estos trabajadores por las horas extras a la mitad de su tarifa de pago regular si se cumplen los siguientes criterios:

• El empleador y los empleados acuerdan que sus salarios son pago por todas las horas trabajadas cada semana laboral.
• Las horas de los empleados cambian semanalmente.
• Los empleados reciben sus salarios acordados incluso cuando trabajan menos de sus horas programadas regularmente.
• Los salarios de los empleados son suficientes para que la tarifa regular nunca caiga por debajo del salario mínimo.
• Los empleados reciben al menos medio tiempo por cada hora extra trabajada.

Tenga en cuenta que ciertos estados no permiten el método de cálculo de semana laboral fluctuante. Los empleadores deben revisar y cumplir con la ley estatal aplicable.

Ejemplo: Empleado asalariado con semana laboral fluctuante

Un empleado no exento gana un salario de $900 por semana, independientemente de cuántas horas se trabajen. Si este individuo trabaja 55 horas en una semana laboral, el pago total adeudado al empleado, incluyendo la prima por horas extras, se puede calcular de la siguiente manera:

• $900 / 55 horas = $16.36 tarifa de pago regular
• $16.36 x 0.5 = $8.18 tarifa de prima por horas extras
• 15 horas extras x $8.18 = $122.70 pago de prima por horas extras
• $900 + $122.70 = $1,022.70 pago total adeudado

Cálculo del pago de horas extras para compensación no horaria

Las horas extras no se basan estrictamente en una base de pago por hora o salario. Ciertos tipos de otra compensación, como las siguientes, deben incluirse en los cálculos de horas extras.

Trabajo a destajo

No es raro que los empleadores en manufactura y ciertas otras industrias paguen a sus empleados por el número de piezas que completan. Por ejemplo, a un trabajador de línea de ensamblaje en una fábrica de juguetes se le puede pagar $2 por juguete. En circunstancias normales, los empleadores simplemente pagan la tarifa por pieza, pero cuando se trabajan horas extras, generalmente deben seguir estos pasos adicionales:

1. Dividir las ganancias por pieza por el número de horas trabajadas para obtener la tarifa de pago regular.
2. Multiplicar la tarifa de pago regular por 0.5 para obtener la tarifa de prima por horas extras.
3. Multiplicar la tarifa de prima por horas extras por el número de horas extras trabajadas.
4. Sumar el pago de prima por horas extras al pago por pieza para obtener el pago total del empleado.

Tenga en cuenta que ciertos estados pueden tener métodos diferentes para calcular las horas extras para trabajadores a destajo. Los empleadores deben revisar y cumplir con la ley estatal aplicable.

Bonificaciones no discrecionales y pagos de comisión

Según la FLSA, cualquier bonificación no discrecional o comisión ganada por un empleado no exento debe ser incluida en su tarifa de pago regular. El método de cálculo varía dependiendo de si el pago de bonificación o comisión se asigna por semana laboral o con alguna otra frecuencia, por ejemplo, mensual, trimestral, anual.

Tenga en cuenta que ciertos estados tienen sus propios métodos para calcular la tarifa de pago regular para empleados no exentos a los que se les paga una bonificación de suma fija. Los empleadores deben revisar y cumplir con la ley estatal aplicable.

Reglas y regulaciones de horas extras

Recordemos que el factor de cálculo de horas extras de la FLSA es 1.5 veces la tarifa de pago regular para empleados no exentos que trabajan más de 40 horas por semana laboral. Sin embargo, los requisitos de horas extras varían en ciertos estados. En California, por ejemplo, los empleados no exentos que trabajan en exceso de un cierto número de horas en un día laboral tienen derecho a horas extras a 1.5 veces su tarifa de pago regular o dos veces su tarifa de pago regular, es decir, doble tiempo. Los empleadores pueden reducir su riesgo cumpliendo con los requisitos de horas extras de cada estado.

Mantener registros adecuados para el pago de horas extras

Los pagos de horas extras realizados a empleados no exentos son un tipo de registro de nómina y, por lo tanto, deben conservarse durante al menos tres años de acuerdo con la FLSA. Además, las hojas de tiempo u otros documentos que muestren cómo se calcularon los salarios deben guardarse durante al menos dos años. Algunos estados tienen sus propios requisitos de mantenimiento de registros de nómina, que pueden abarcar períodos de tiempo más largos que los requeridos por la FLSA.

Preguntas Frecuentes sobre el Pago de Horas Extras

¿Cómo se calculan las horas extras por día?

En los estados que calculan las horas extras por día laboral, los empleadores deben aplicar la tarifa de horas extras aplicable a cada hora más allá de lo que se considera un día laboral regular, por ejemplo, ocho horas.

¿Las horas extras se calculan por día o por semana?

Las leyes federales de horas extras se basan en una semana laboral de 40 horas, pero algunos estados calculan las horas extras por día laboral. Los empleadores deben cumplir con los requisitos específicos del estado.

¿Cuál es la fórmula para calcular el pago de horas extras?

Según la FLSA, la fórmula para calcular el pago de horas extras es la tarifa de pago regular del empleado no exento x 1.5 x horas extras trabajadas. Este cálculo puede diferir en estados que tienen requisitos, como doble tiempo, que son más favorables para el empleado.

Esta guía pretende ser un punto de partida para analizar el pago de horas extras y no es un recurso completo de requisitos. Ofrece información práctica sobre el tema y se proporciona con el entendimiento de que no se está brindando asesoramiento legal o fiscal u otros servicios profesionales.

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