31/10/2021
Contratar a una persona que te apoye en las tareas del hogar es una práctica común que facilita la vida diaria de muchas familias. Sin embargo, es fundamental entender que esta relación laboral implica una serie de derechos y obligaciones tanto para el empleador como para el trabajador. Formalizar este vínculo no solo garantiza el cumplimiento de la ley, sino que también brinda estabilidad y seguridad a ambas partes. Este artículo te guiará a través de los aspectos clave de la contratación y gestión de empleados de servicio doméstico en Colombia, basándonos en la información proporcionada.
El servicio doméstico abarca una amplia gama de actividades esenciales para el funcionamiento de un hogar. Las personas que se dedican a este trabajo son aquellas que laboran directamente en tu casa, colaborando en tareas como la limpieza, la cocina, la lavandería, el planchado, el cuidado de niños, e incluso pueden incluir a conductores. Su labor es vital y, como cualquier otro trabajador, merecen condiciones dignas y el pleno respeto de sus derechos laborales.
- ¿Quiénes son los Empleados del Servicio Doméstico?
- La Formalización de la Relación Laboral
- Salario Justo: Cumpliendo con la Ley
- Prestaciones Sociales: Derechos Adquiridos
- Seguridad Social y Parafiscales: Garantizando Protección
- Proceso de Afiliación
- El Pago de la Seguridad Social: PILA
- Monto de los Aportes a Seguridad Social y Parafiscales
- Preguntas Frecuentes (FAQ)
- ¿Quiénes son los empleados del servicio doméstico?
- ¿Cuál es la forma correcta de contratarlos?
- La persona que trabaja en mi casa tiene otros empleos. ¿Es necesario tener un contrato de trabajo con cada empleador?
- ¿Cuál es el salario que le debo pagar?
- ¿Cuáles son las prestaciones sociales que tienen?
- ¿Es obligatorio hacer aportes a seguridad social y parafiscales por mis trabajadores?
- ¿Cómo hago la afiliación de mis trabajadores a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar?
- ¿Cómo hago el pago de la seguridad social?
- ¿Quién paga la seguridad social de las personas que trabajan por días?
¿Quiénes son los Empleados del Servicio Doméstico?
Como mencionamos, son individuos que prestan sus servicios dentro del ámbito doméstico de un hogar. Sus funciones son variadas y se adaptan a las necesidades específicas de cada familia. Pueden ser internas o externas, trabajar a tiempo completo, medio tiempo o por días. Lo esencial es que su lugar de trabajo es el hogar del empleador y sus tareas están directamente relacionadas con el mantenimiento y funcionamiento de dicho hogar y el bienestar de sus miembros.
La Formalización de la Relación Laboral
La forma correcta y legal de establecer un vínculo laboral con una persona que trabaja en tu hogar es a través de un contrato de trabajo. Es crucial entender que bajo ninguna circunstancia se debe utilizar un contrato de prestación de servicios para este tipo de labor, ya que la relación es claramente laboral, caracterizada por la subordinación, la prestación personal del servicio y una remuneración.
El contrato de trabajo ofrece seguridad jurídica tanto al empleador como al empleado. Establece claramente las condiciones de la relación, incluyendo el tipo de jornada, el salario, las funciones, la duración (si es a término fijo) y demás aspectos relevantes. Puedes adaptar el contrato a tus necesidades específicas:
- Tiempo completo: Cuando la persona labora durante los 30 días del mes, cumpliendo una jornada laboral completa.
- Medio tiempo o por días: Cuando la persona labora por periodos inferiores a 30 días al mes. Esto puede ser una jornada completa varios días a la semana o medio día durante la semana.
Es importante recordar que si una persona trabaja en varias casas, cada empleador debe formalizar un contrato de trabajo por separado con ella. Cada contrato regirá la relación laboral individual entre ese empleador y el trabajador por el tiempo y las condiciones acordadas.
Salario Justo: Cumpliendo con la Ley
La remuneración es un pilar fundamental de la relación laboral. El salario que debes pagar a tu empleado de servicio doméstico debe ser igual o superior al salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV). Este es el piso salarial que la ley establece para garantizar un ingreso básico digno.
Existe la posibilidad de cubrir una parte del salario en especie, como la alimentación y la vivienda, si estas son proporcionadas por el empleador. Sin embargo, esta porción en especie no puede superar el 30% del SMMLV. Es decir, la mayor parte del salario siempre debe ser en dinero.
- Si contratas a tiempo completo, el salario base debe ser al menos el SMMLV.
- Si contratas a medio tiempo, el salario puede ser proporcional, es decir, al menos medio SMMLV.
- Si contratas por días, el pago por cada día trabajado debe calcularse tomando como referencia el SMMLV diario (SMMLV dividido por 30). Aunque este es el mínimo legal, es posible y recomendable pagar más de lo exigido por la ley, dependiendo de las tareas, la experiencia y el acuerdo con el trabajador.
Además del salario, los empleados de servicio doméstico tienen derecho a recibir las prestaciones sociales establecidas por la ley, al igual que cualquier otro trabajador formal. Estas prestaciones son un reconocimiento a su labor y un soporte económico adicional. Se liquidan sobre el salario total, incluyendo tanto la parte pagada en efectivo como la pagada en especie.
Las principales prestaciones sociales son:
- Prima de servicios: Un pago semestral (junio y diciembre).
- Auxilio de cesantías: Un ahorro anual que se consigna a un fondo de cesantías.
- Intereses sobre cesantías: Un pago anual sobre el valor de las cesantías acumuladas.
- Dotación: Entrega de vestuario y calzado de trabajo (generalmente tres veces al año).
- Vacaciones: Derecho a un descanso remunerado después de un año de servicio.
Cumplir con el pago oportuno y correcto de estas prestaciones es una obligación legal del empleador.
Afiliar a tu empleado de servicio doméstico a la seguridad social y realizar los aportes parafiscales es un requisito legal obligatorio y fundamental para garantizar su protección en salud, vejez, riesgos laborales y acceso a subsidios familiares. La forma de realizar estos aportes varía ligeramente dependiendo del tipo de contrato:
Contrato a Tiempo Completo o Medio Tiempo
Si la relación laboral es a tiempo completo o medio tiempo, debes afiliar al trabajador a:
- Salud (Régimen Contributivo): Debe estar afiliado a una EPS elegida por él.
- Pensión: Debe estar afiliado a un fondo de pensiones (público como Colpensiones o privado como Porvenir, Protección, Colfondos, Skandia), según su elección.
- Riesgos Laborales (ARL): Debe estar afiliado a una de las aseguradoras de riesgos laborales.
- Caja de Compensación Familiar: Debe estar afiliado a una Caja de Compensación elegida por él.
En este caso, los aportes se calculan sobre el salario mensual.
Contrato por Días
Si la relación laboral es por días y el trabajador tiene varios empleadores, cada empleador tiene la obligación de afiliar y aportar a:
- Pensión: Al fondo elegido por el trabajador.
- Riesgos Laborales (ARL): A una aseguradora de riesgos laborales.
- Caja de Compensación Familiar: A una Caja elegida por el trabajador.
En cuanto a Salud, si trabaja por días con varios empleadores, el trabajador puede estar afiliado en el régimen subsidiado (SISBEN) o como beneficiario en el régimen contributivo a través de otro miembro de su familia. Si ya tiene cobertura por estas vías, el empleador por días no tendría que aportar a salud por él, aunque sí a pensión, ARL y Caja de Compensación.
Proceso de Afiliación
La afiliación a cada subsistema de seguridad social se realiza de forma independiente. Debes solicitar y diligenciar los formularios de afiliación correspondientes y presentarlos en cada entidad (EPS, Fondo de Pensiones, ARL, Caja de Compensación). Para completar el proceso, necesitarás los datos del trabajador, su cédula de ciudadanía y, si aplica, los documentos de identificación de sus beneficiarios.
El trabajador tiene derecho a elegir la EPS, el Fondo de Pensiones y la Caja de Compensación a la que desea afiliarse. Como empleador, debes respetar esta elección y proceder con la afiliación a las entidades seleccionadas.
Una vez realizadas las afiliaciones, el pago mensual de los aportes a seguridad social y parafiscales se realiza a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA). Este es un sistema electrónico que simplifica el proceso. Debes elegir uno de los operadores PILA autorizados para realizar el pago.
Puedes hacer este trámite en línea o de manera presencial a través del operador PILA de tu preferencia. Deberás registrarte en su plataforma. Cada mes, antes de la fecha límite, deberás liquidar y pagar los aportes utilizando la planilla y el tipo de cotizante correctos:
- Para trabajadores a tiempo completo: Utiliza la Planilla S – Servicio Doméstico y el tipo de cotizante 2.
- Para trabajadores a medio tiempo o por días: Utiliza la Planilla E – Empleados y el tipo de cotizante 51.
Los operadores PILA suelen ofrecer herramientas y soporte para ayudarte a liquidar correctamente los aportes y reportar novedades como ausencias o cambios salariales.
El costo de la seguridad social se distribuye entre el empleador y el trabajador, aunque el empleador asume la mayor parte y es responsable de realizar el pago total descontando la porción que le corresponde al trabajador.
Aportes para Contratos a Tiempo Completo o Medio Tiempo
Los porcentajes de cotización para contratos a tiempo completo o medio tiempo son:
| Concepto | Empleador | Trabajador | Cotización total |
|---|---|---|---|
| Salud | 8,5 % | 4 % | 12,5 % |
| Pensión | 12 % | 4 % | 16 % |
| Riesgos laborales | 0.522 % | 0 % | 0.522 % |
| Caja de compensación | 4 % | 0 % | 4 % |
Estos porcentajes se aplican sobre el salario base de cotización (que no puede ser inferior al SMMLV para tiempo completo). Para el año 2025, basándonos en un salario mínimo de referencia para el ejemplo, los montos aproximados sobre un salario mínimo serían:
| Concepto | Empleador | Trabajador* | Cotización total |
|---|---|---|---|
| Salud | $ 120.998 | $ 56.940 | $ 177.938 |
| Pensión | $ 170.820 | $ 56.940 | $ 227.760 |
| Riegos laborales | $ 7.430 | 0 | $ 7.430 |
| Caja de compensación | $ 56.940 | 0 | $ 56.940 |
*El empleador debe descontar del salario del trabajador lo que a este le corresponda pagar por salud y pensión.
Cuando el trabajador tenga un contrato de medio tiempo o por días, los aportes a caja de compensación familiar serán proporcionales al salario recibido.
Aportes para Contratos por Días
Para los trabajadores contratados por días, los aportes obligatorios son a Pensión, Riesgos Laborales (ARL) y Caja de Compensación. Como se mencionó, si el trabajador ya tiene cobertura de salud por el régimen subsidiado o como beneficiario, el empleador por días no tiene que aportar a salud por él.
Los aportes a pensión y caja de compensación para trabajadores por días se calculan semanalmente, dependiendo del número de días trabajados en el mes. La ley establece cotizaciones mínimas semanales.
| Días trabajados en el mes | Monto de la cotización |
|---|---|
| Entre 1 y 7 | 1 cotización mínima semanal |
| Entre 8 y 14 | 2 cotizaciones mínimas semanales |
| Entre 15 y 21 | 3 cotizaciones mínimas semanales |
| Más de 21 días | 4 cotizaciones mínimas semanales (equivalen a 1 salario mínimo mensual) |
Es importante notar una particularidad: si el trabajador labora más de 21 días al mes pero menos del mes completo, y su ingreso es inferior al SMMLV, aun así, si está en régimen subsidiado o es beneficiario en salud (por lo que no aportas a salud), debes pagar la cotización completa a pensión y a caja de compensación, equivalente a 4 cotizaciones mínimas semanales (el valor del aporte sobre 1 SMMLV mensual).
La distribución del pago entre empleador y trabajador para quienes trabajan por días en Pensión, ARL y Caja de Compensación es la siguiente:
| Concepto | Empleador | Trabajador | Cotización total |
|---|---|---|---|
| Pensión | 12 % | 4 % | 16 % |
| Riesgos laborales | 0,522 % | 0 % | 0,522 % |
| Caja de compensación | 4 % | 0 % | 4 % |
Estos porcentajes se aplican sobre el Ingreso Base de Cotización Semanal, que depende del número de días trabajados. Para el año 2025, los aportes por cotización mínima semanal son:
| Monto de la cotización | Pensión | Riesgos laborales | Subsidio familiar (Caja) |
|---|---|---|---|
| 1 cotización mínima semanal | $ 56.940 | $ 7.400 | $ 14.235 |
| 2 cotizaciones mínimas semanales | $ 113.880 | $ 7.400 | $ 28.470 |
| 3 cotizaciones mínimas semanales | $ 170.820 | $ 7.400 | $ 42.705 |
| 4 cotizaciones mínimas semanales | $ 227.760 | $ 7.400 | $ 56.940 |
Al igual que en el caso de tiempo completo/medio tiempo, el empleador debe descontar del salario del trabajador la parte que le corresponde aportar a pensión.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
A continuación, respondemos algunas preguntas comunes sobre el empleo doméstico:
¿Quiénes son los empleados del servicio doméstico?
Son las personas que trabajan en tu hogar, te apoyan con las tareas de limpieza, cocina, lavandería, planchado, cuidado de niños e incluso los conductores también hacen parte de este sector.
¿Cuál es la forma correcta de contratarlos?
A través de un contrato de trabajo. Nunca con un contrato de prestación de servicios.
La persona que trabaja en mi casa tiene otros empleos. ¿Es necesario tener un contrato de trabajo con cada empleador?
Sí. Cada empleador debe hacer un contrato de trabajo por separado.
¿Cuál es el salario que le debo pagar?
El salario debe ser igual o superior a un salario mínimo mensual legal vigente. Una parte la puedes cubrir en especie (alimentación y vivienda), pero esa proporción no puede superar el 30% del salario mínimo. Si trabaja medio tiempo, puedes pagar medio salario mínimo. Si trabaja por días, debes pagar el día con referencia al salario mínimo.
Prima de servicios, Auxilio de cesantías, Intereses sobre cesantías, Dotación y Vacaciones. Se liquidan sobre el salario total (efectivo + especie).
Sí. Para tiempo completo o medio tiempo, debes afiliarlos a salud (régimen contributivo), pensión, riesgos laborales y caja de compensación. Si es por días y con varios empleadores, cada uno debe afiliar a pensión, riesgos laborales y caja de compensación. En salud pueden estar en el régimen subsidiado o como beneficiario.
¿Cómo hago la afiliación de mis trabajadores a salud, pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar?
La afiliación se hace de forma separada en cada entidad (EPS, Fondo de Pensiones, ARL, Caja de Compensación) diligenciando los formularios correspondientes. El trabajador debe aportar sus datos y cédula.
Una vez realizadas las afiliaciones, el pago se hace mensualmente a través de un operador PILA, utilizando la Planilla S (tiempo completo, cotizante 2) o Planilla E (medio tiempo o por días, cotizante 51).
Los aportes se hacen entre el empleador (mayor porcentaje) y el trabajador (menor porcentaje en pensión). El empleador descuenta la parte del trabajador y realiza el pago total a través de PILA.
Formalizar la relación laboral con tu empleado de servicio doméstico es un acto de justicia y responsabilidad. Asegura que la persona que te apoya en casa tenga acceso a salud, pensión y demás beneficios, mientras que tú cumples con la normativa legal, evitando posibles inconvenientes a futuro y construyendo una relación de trabajo basada en la transparencia y el respeto mutuo.
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