¿Existe una base de datos de historial laboral?

La pregunta sobre la existencia de una base de datos centralizada que almacene el historial de empleo de las personas es muy común, especialmente en un mundo donde la verificación de antecedentes y la información financiera son cruciales para acceder a créditos, alquilar una vivienda o conseguir un nuevo trabajo. La respuesta corta es sí, existen bases de datos de este tipo, aunque no son un registro público universal, sino herramientas privadas y especializadas utilizadas por empleadores, prestamistas y otras entidades para verificar la información proporcionada por un individuo.

Una de las bases de datos más grandes y conocidas en Estados Unidos, mencionada en la información proporcionada, es The Work Number®, parte del centro de datos TotalVerify™ de Equifax. Esta base de datos contiene cientos de millones de registros laborales y de ingresos, lo que permite a los verificadores obtener información casi instantánea sobre el historial de empleo y los ingresos de una persona, agilizando procesos que tradicionalmente requerían mucho tiempo y esfuerzo.

¿Qué son las Bases de Datos de Historial de Empleo?

Estas bases de datos son repositorios masivos de información laboral y de ingresos, recopilada directamente de los empleadores. Las empresas que utilizan estos servicios envían regularmente los datos de sus empleados (como fechas de inicio y fin de empleo, puestos, salarios, etc.) a proveedores de servicios de verificación como Equifax.

El propósito principal de estas bases de datos es facilitar y automatizar el proceso de verificación de empleo e ingresos. En lugar de que un empleador potencial, un banco o un arrendador tenga que contactar manualmente a cada empleador anterior de una persona para confirmar los detalles de su historial, pueden acceder a esta base de datos (con el permiso adecuado del individuo, por supuesto) y obtener la información de manera rápida y eficiente.

¿Quién Utiliza Estas Bases de Datos y Para Qué?

Diversas entidades se benefician del uso de estas bases de datos para la verificación de información:

• Prestadores de Crédito (Bancos, Financieras): Para evaluar la capacidad de pago de un solicitante de préstamo o tarjeta de crédito, necesitan verificar sus ingresos y estabilidad laboral.
• Arrendadores: Para evaluar la solvencia y estabilidad de un potencial inquilino.
• Empleadores Potenciales: Como parte del proceso de verificación de antecedentes, confirman el historial de empleo y los puestos declarados por un candidato.
• Agencias Gubernamentales: Para determinar la elegibilidad para ciertos beneficios sociales o programas de ayuda que dependen de los ingresos.
• Compañías de Seguros: En algunos casos, para verificar información relevante para pólizas.

La conveniencia es un factor clave. La verificación manual puede tardar días o incluso semanas, dependiendo de la capacidad de respuesta de los departamentos de recursos humanos de los empleadores anteriores. Una base de datos como The Work Number puede proporcionar la información en cuestión de minutos.

El Proceso Detrás de la Verificación

¿Cómo funciona esto desde la perspectiva de un empleado? Cuando solicitas un crédito, un alquiler o un nuevo empleo que requiere verificación, es posible que se te pida que firmes una autorización para permitir que el verificador acceda a tu información en una base de datos de empleo. Esta autorización es un paso crucial para proteger tu privacidad.

Una vez que el verificador tiene tu permiso y los datos necesarios para identificarte (como tu número de seguridad social, aunque esto puede variar), accede a la base de datos a través del proveedor de servicios. El sistema busca los registros asociados a tu identidad y, si los encuentra, proporciona la información disponible sobre tus empleos e ingresos pasados y presentes que han sido reportados por los empleadores participantes.

Es importante destacar que no todos los empleadores reportan a estas bases de datos. La participación es voluntaria para las empresas. Sin embargo, dado el tamaño de algunas de estas bases de datos, un gran porcentaje de la fuerza laboral puede tener su información incluida si sus empleadores participan.

Beneficios y Consideraciones

Estas bases de datos ofrecen beneficios tanto para las entidades que verifican como para los propios individuos:

Para los Verificadores (Empresas, Bancos, etc.):

• Eficiencia: Verificación rápida y automatizada.
• Reducción de Carga Administrativa: Disminuye la necesidad de contactar manualmente a empleadores anteriores.
• Estandarización: Información presentada de manera consistente.
• Mitigación de Fraude: Ayuda a detectar discrepancias entre la información declarada por el individuo y los registros oficiales.

Para los Individuos (Empleados):

• Procesos Más Rápidos: Acelera la aprobación de créditos, alquileres o la finalización de procesos de contratación.
• Acceso a Servicios: Facilita el acceso a productos y servicios que requieren verificación de ingresos.
• Menos Molestias para Empleadores Anteriores: Reduce la carga sobre los departamentos de RRHH de tus antiguos trabajos, lo que puede ser positivo para mantener buenas relaciones.

Consideraciones y Posibles Desventajas:

• Privacidad de Datos: La existencia de tanta información centralizada genera preocupaciones sobre la seguridad y el uso adecuado de los datos personales.
• Precisión de los Datos: Si un empleador reporta información incorrecta, esto podría afectarte negativamente. Es fundamental saber cómo acceder a tu información y corregir errores.
• No es Exhaustiva: Como no todos los empleadores participan, la base de datos puede no tener un registro completo de todo tu historial de empleo.

La Precisión y Tu Derecho a la Información

La precisión de la información en estas bases de datos es vital. Un error en fechas de empleo o cifras de ingresos podría tener consecuencias significativas al solicitar un préstamo o un trabajo. Es por eso que, en jurisdicciones con leyes de protección de datos sólidas (como en Estados Unidos bajo la Fair Credit Reporting Act - FCRA), los individuos tienen derecho a acceder a la información que estas agencias de informes de consumo (como Equifax, que opera The Work Number) tienen sobre ellos.

Si crees que la información en tu informe de verificación de empleo es incorrecta, tienes derecho a disputarla con la agencia que proporcionó el informe. Ellos están obligados a investigar tu reclamo y corregir cualquier error encontrado.

El Papel de Equifax y The Work Number

Como se mencionó, Equifax es un actor importante en este espacio con su servicio The Work Number. Dada su vasta cantidad de registros (más de 618 millones, según la información proporcionada), es una fuente principal para muchos verificadores en Estados Unidos. Su modelo se basa en que los empleadores se suscriban y automaticen el proceso de respuesta a solicitudes de verificación.

La integración de The Work Number en la plataforma TotalVerify™ sugiere un movimiento hacia una recopilación y verificación de datos más amplia, consolidando diferentes tipos de información para ofrecer un perfil más completo a los verificadores (siempre con el consentimiento adecuado del consumidor).

Comparativa: Verificación Tradicional vs. Base de Datos

Esta tabla ilustra por qué el modelo de base de datos ha ganado tanta tracción en el mundo de la verificación.

Preguntas Frecuentes sobre Bases de Datos de Empleo

¿Es legal que mi empleador comparta mis datos con estas bases de datos?

Sí, generalmente es legal, siempre y cuando se cumplan las leyes de protección de datos aplicables en tu región (como la FCRA en EE. UU. o regulaciones similares en otros lugares). A menudo, el empleador lo hace como parte de su política de verificación de empleo para terceros, y tú, como empleado, podrías haber consentido esto implícitamente al aceptar el empleo o explícitamente a través de políticas de la empresa.

¿Puedo ver mi propio historial de empleo en estas bases de datos?

Sí, tienes derecho a solicitar una copia de tu informe de consumidor de las agencias que recopilan esta información. En el caso de The Work Number, puedes solicitar un informe de tu historial de empleo y salarios. Esto te permite verificar la precisión de los datos.

¿Qué hago si la información en mi historial de empleo es incorrecta?

Debes disputar la información directamente con la agencia que te proporcionó el informe (por ejemplo, Equifax para The Work Number). Ellos tienen un proceso establecido para investigar disputas y corregir errores. También puedes contactar a tu empleador actual o anterior si el error parece provenir de la fuente original de los datos.

¿Cuánto tiempo se guarda mi historial de empleo en estas bases de datos?

El tiempo que se retiene la información puede variar según la política del proveedor de la base de datos y las regulaciones locales. Las leyes de informes de crédito a menudo dictan cuánto tiempo cierta información negativa (como historial de pagos tardíos en un informe de crédito) puede permanecer, pero para el historial de empleo positivo, la duración puede ser más larga.

¿Están todas las empresas en estas bases de datos?

No, la participación de los empleadores es voluntaria. Sin embargo, muchas grandes corporaciones y un número creciente de pequeñas y medianas empresas optan por participar debido a los beneficios de automatización y eficiencia en las respuestas a solicitudes de verificación.

¿Es segura mi información en estas bases de datos?

Los proveedores de bases de datos de renombre invierten significativamente en seguridad de datos para proteger la información personal. Sin embargo, como con cualquier sistema informático grande, existe un riesgo inherente de brechas de seguridad. Las regulaciones de protección de datos buscan asegurar que estas compañías tomen medidas adecuadas para salvaguardar tu información.

Conclusión

En definitiva, las bases de datos de historial de empleo como The Work Number existen y desempeñan un papel cada vez más importante en la economía actual. Facilitan y aceleran la verificación de empleo e ingresos para una amplia gama de propósitos, desde la solicitud de un préstamo hasta la verificación de antecedentes laborales. Si bien ofrecen eficiencia, es fundamental que los individuos sean conscientes de que su información laboral está siendo recopilada y utilizada, y que conozcan sus derechos para acceder a ella, verificar su precisión y disputar cualquier error. Estar informado sobre cómo funciona la gestión de tu historial de empleo en la era digital es clave para proteger tu información y facilitar tus futuras transacciones laborales y financieras.

Si quieres conocer otros artículos parecidos a ¿Existe una base de datos de historial laboral? puedes visitar la categoría Empleo.