Cómo Elaborar un Memo de Llamado de Atención

En el dinámico entorno laboral, la comunicación interna es fundamental para mantener el orden, la productividad y la armonía entre empleadores y trabajadores. Una herramienta clave en este proceso comunicativo es el memorando, una comunicación escrita breve y directa utilizada para diversos fines, desde recordar tareas hasta felicitar o, en casos necesarios, corregir conductas.

La relación contractual entre empleador y trabajador establece un marco de derechos y obligaciones mutuas. Dentro de este marco, los reglamentos internos de trabajo juegan un papel crucial al definir las expectativas de comportamiento y desempeño. Sin embargo, cuando un trabajador incurre en faltas o incumplimientos, es necesario abordarlo de manera formal y documentada. Aquí es donde cobra relevancia el memorando de llamado de atención, una herramienta específica dentro de la tipología de memorandos, orientada a corregir una conducta inadecuada.

Es vital entender que, al abordar una infracción o incumplimiento, se debe garantizar el derecho de defensa del trabajador, a menudo articulado a través del proceso de descargos. Este paso es indispensable para seguir el debido proceso y asegurar la justicia y transparencia en la aplicación de cualquier medida correctiva.

Aunque la información proporcionada se refiere a un contexto legal específico (Perú), los principios generales sobre los tipos de memorandos y la función del llamado de atención son aplicables en muchas jurisdicciones laborales, ya que se basan en los poderes inherentes del empleador dentro de una relación de subordinación.

¿Qué es un Memorando en el Ámbito Laboral?

El término memorando, o memo, proviene del latín memorare, que significa recordar. En el contexto del Derecho del Trabajo, un memorando es una comunicación interna escrita utilizada por empleadores o sus representantes para dirigirse a los trabajadores. Su característica principal es la brevedad y la puntualidad en el mensaje, sirviendo para recordar, indicar, informar, organizar o, como veremos, corregir.

Un memorando es considerado un acto jurídico laboral porque es una manifestación de la voluntad del empleador que produce efectos dentro de la relación de trabajo. Esta capacidad del empleador para emitir memorandos se deriva de sus poderes de dirección, control y organización, fundamentales para gestionar la fuerza laboral.

Los Poderes del Empleador y los Tipos de Memorandos

La capacidad del empleador para dirigir la prestación de servicios se fundamenta en la subordinación del trabajador. Esta facultad se desglosa en varios poderes:

• Poder de Dirección: Permite al empleador establecer las tareas, modificar turnos, horarios o la forma de prestación de servicios, siempre dentro de límites de razonabilidad y las necesidades de la empresa.
• Poder de Control o Fiscalización: Otorga al empleador la facultad de supervisar y fiscalizar las actividades de sus trabajadores para asegurar el cumplimiento de sus deberes.
• Poder de Organización: Habilita al empleador para ordenar las actividades de la empresa, definir reglas (horarios, uniformes, etc.) y estructurar el personal (ascensos, reubicaciones).
• Poder Disciplinario: Concede al empleador la potestad de imponer sanciones ante infracciones o incumplimientos del trabajador, respetando siempre la razonabilidad y el debido proceso.

Considerando estos poderes, podemos clasificar los memorandos según su propósito:

• Memorandos de Dirección: Se usan para impartir órdenes, comunicar cambios en turnos o funciones, o incluso para reconocer el buen desempeño (felicitaciones).
• Memorandos de Control: Utilizados para recordar funciones, comunicar sistemas de vigilancia o informar sobre auditorías.
• Memorandos de Organización: Sirven para comunicar horarios, ascensos, la obligatoriedad del uso de uniformes u otras reglas internas.
• Memorandos Disciplinarios: Empleados para corregir conductas. Aquí se ubica la llamada de atención, que es una medida preventiva o correctiva inicial, no necesariamente una sanción formal, pero sí el inicio de un registro de comportamiento.

Aunque menos comunes en algunas clasificaciones, también existen el poder potestativo (facultad para dar por terminada la relación laboral bajo ciertos supuestos legales) y el poder regulatorio (establecer reglas generales como el reglamento interno o normas de seguridad), que también pueden manifestarse a través de memorandos.

Memorando vs. Llamado de Atención: Aclarando la Diferencia

La pregunta clave es: ¿Cuál es la diferencia entre un memorando y un llamado de atención?

La respuesta es sencilla: un llamado de atención es un tipo específico de memorando. Es decir, todo llamado de atención se comunica a través de un memorando, pero no todo memorando es un llamado de atención.

El memorando es el formato o vehículo de comunicación interna. El llamado de atención es el contenido o propósito de ese memorando, específicamente orientado a señalar una conducta o desempeño que necesita ser corregido o mejorado. Es una comunicación formal que documenta una observación negativa sobre el comportamiento o el cumplimiento de un trabajador.

El llamado de atención se enmarca dentro del poder disciplinario o, en algunos casos, del poder de control o dirección, cuando busca corregir desviaciones de las instrucciones o normas. Es a menudo el primer paso formal en un proceso disciplinario, sirviendo como advertencia antes de que se consideren sanciones mayores como suspensiones o multas (si están contempladas y son legales).

¿Cómo Redactar un Memo de Llamado de Atención Efectivo y Correcto?

Redactar un memorando de llamado de atención requiere claridad, especificidad y un tono profesional. Su objetivo es informar al trabajador sobre la falta, las expectativas y las posibles consecuencias de no corregir la conducta, a la vez que se crea un registro formal del incidente. Aquí te presentamos una guía paso a paso, adaptando la estructura general de un memo a este propósito específico:

1. Determina el Objetivo Claramente

Antes de escribir, ten muy claro qué conducta o incumplimiento específico estás abordando. Debe ser un hecho concreto, verificable y que contravenga una norma, política, instrucción o deber establecido en el contrato, reglamento interno o una orden previa.

2. Empieza con el Encabezado

El encabezado estándar de un memorando es fundamental para su formalidad y registro. Debe incluir:

• MEMORANDO Nro.: Un número correlativo para llevar un registro interno.
• PARA: Nombre completo y cargo del trabajador destinatario.
• DE: Nombre completo y cargo del remitente (empleador o representante autorizado).
• ASUNTO: Una breve descripción del contenido. En este caso, “Llamada de Atención” o similar (ej: “Llamada de Atención por Tardanzas”).
• FECHA: La fecha de emisión del documento.

Ejemplo de encabezado:

MEMORANDO Nro. XXX-AAAA-SIGLAS
PARA: [Nombre Completo del Trabajador] - [Cargo del Trabajador]
DE: [Nombre Completo del Empleador/Representante] - [Cargo del Empleador/Representante]
ASUNTO: Llamada de Atención por Incumplimiento de Horario
FECHA: [Fecha de Emisión]

3. Realiza la Declaración Inicial

Inicia el cuerpo del memo de manera directa, indicando el propósito de la comunicación. Menciona que se trata de un llamado de atención y, de forma general, el motivo.

Ejemplo: Por medio de la presente, se le hace un llamado de atención formal debido a [mencionar brevemente el tipo de falta, ej: su reiterado incumplimiento del horario de trabajo].

4. Profundiza en el Tema (Descripción Detallada de la Falta)

Esta es la parte más importante. Debes describir de forma clara, objetiva y detallada el incidente o comportamiento que motiva el llamado de atención. Incluye:

• Fecha(s) y hora(s) específicas en que ocurrió la falta (si aplica).
• Lugar donde ocurrió (si aplica).
• Descripción precisa de la conducta o incumplimiento. Evita juicios de valor, céntrate en los hechos observables.
• Referencia a la norma incumplida (contrato, reglamento interno, instrucción previa, etc.). Esto es crucial para justificar el llamado de atención.
• Impacto de la falta en el trabajo, el equipo, la empresa o los clientes (si es relevante y comprobable).

Ejemplo: Se ha verificado en el registro de asistencia que usted ha registrado un total de [Número] tardanzas injustificadas durante el mes de [Mes], específicamente en las siguientes fechas: [Listar fechas]. Esto contraviene lo establecido en el Artículo [Número] de nuestro Reglamento Interno de Trabajo, el cual estipula la obligatoriedad del cumplimiento del horario de ingreso. Su incumplimiento afecta la operatividad del equipo y el inicio puntual de las labores.

5. Establece las Expectativas y Consecuencias

Indica claramente qué se espera del trabajador a partir de este momento. Esto puede ser la corrección inmediata de la conducta, el cumplimiento estricto de la norma, o una mejora en el desempeño.

Además, es importante mencionar las posibles consecuencias si la conducta no se corrige. Esto suele implicar que futuras faltas de la misma naturaleza podrían dar lugar a medidas disciplinarias más severas, de acuerdo con el reglamento interno o la legislación laboral aplicable (ej: suspensiones, multas, e incluso la terminación del contrato en casos graves o reiterados).

Ejemplo: Por lo expuesto, se le conmina a corregir de inmediato su conducta y a cumplir estrictamente con su horario de trabajo a partir de la fecha. Le recordamos que la reiteración de esta falta podría dar lugar a la aplicación de medidas disciplinarias mayores, conforme a lo establecido en la normativa interna y la legislación laboral vigente.

6. Incluye la Mención del Derecho de Descargos

En muchos ordenamientos legales y como parte del debido proceso, el trabajador tiene derecho a presentar sus descargos, es decir, su versión de los hechos o justificaciones, antes de que se tome una decisión final sobre una sanción (aunque el llamado de atención en sí mismo no sea una sanción, es buena práctica mencionarlo como parte del proceso comunicacional correctivo o preparatorio para futuras acciones). Asegúrate de cumplir con los procedimientos internos y legales respecto a este derecho.

Aunque el memo de llamado de atención pueda ser solo una advertencia, es fundamental que el trabajador tenga conocimiento formal del hecho y, si la normativa lo exige o la empresa lo permite, la posibilidad de responder.

7. Cierre y Firmas

Termina el memo con una fórmula de cortesía y deja espacio para la firma del remitente. Es una práctica recomendada solicitar la firma del trabajador en una copia del memo para dejar constancia de su recepción. Si el trabajador se niega a firmar, se puede dejar constancia de ello con la firma de un testigo.

Ejemplo: Agradecemos su atención y esperamos la pronta corrección de su parte.

Atentamente,

[Firma del Empleador/Representante]
[Nombre y Cargo del Empleador/Representante]

8. Pule y Revisa

Antes de entregar el memo, revisa cuidadosamente la redacción. Asegúrate de que sea claro, conciso, objetivo y libre de errores gramaticales o de tipeo. El tono debe ser serio y profesional, no emocional o punitivo.

Tabla Comparativa de Tipos de Memorandos Laborales

Es importante notar que la llamada de atención es el ejemplo más común y relevante dentro de los memorandos disciplinarios iniciales.

La Importancia del Reglamento Interno y el Debido Proceso

La base para cualquier llamado de atención o medida disciplinaria es el reglamento interno de trabajo. Este documento debe ser claro, conocido por todos los trabajadores y detallar las faltas y, si aplica, las posibles medidas correctivas o sanciones. Un llamado de atención debe estar alineado con lo que establece el reglamento.

Además, el debido proceso es ineludible. Esto implica no solo notificar formalmente al trabajador sobre la falta (a través del memo de llamado de atención, por ejemplo) sino también, y de manera fundamental, darle la oportunidad de presentar sus descargos. El proceso de descargos permite al trabajador explicar lo sucedido, presentar pruebas o justificaciones, y defenderse de las acusaciones. El empleador debe evaluar seriamente los descargos antes de tomar una decisión final sobre si procede una sanción (si el llamado de atención fuera la antesala de una) o si la advertencia es suficiente.

Saltarse el debido proceso o no permitir los descargos puede invalidar cualquier medida disciplinaria posterior y exponer a la empresa a reclamos laborales por despido injustificado u otras acciones legales.

Preguntas Frecuentes sobre Memos de Llamado de Atención

¿Un llamado de atención es una sanción?

Generalmente, no. Un llamado de atención suele considerarse una medida preventiva o una advertencia formal. Es el primer escalón en un proceso disciplinario y busca corregir la conducta antes de recurrir a sanciones como suspensiones o multas. Sin embargo, su propósito es documentar la falta y sentar un precedente.

¿Qué debo incluir en un memo de llamado de atención?

Debes incluir un encabezado con los datos del remitente y destinatario, la fecha y el asunto. El cuerpo debe describir la falta de manera específica y objetiva (cuándo, dónde, qué ocurrió), hacer referencia a la norma incumplida, indicar lo que se espera del trabajador y mencionar las posibles consecuencias si no se corrige la conducta.

¿Es necesario que el trabajador firme el memo?

Sí, es una práctica muy recomendable. La firma del trabajador en una copia del memo sirve como prueba de que fue notificado formalmente. Si el trabajador se niega a firmar, se debe dejar constancia de la negativa y, si es posible, contar con la firma de un testigo.

¿Qué pasa después de recibir un llamado de atención?

Idealmente, el trabajador debe reflexionar sobre la falta y corregir su conducta. Si la normativa o el reglamento interno lo permiten o exigen, el trabajador puede tener un plazo para presentar sus descargos. La empresa evaluará la respuesta (si la hay) y la corrección de la conducta. Si la falta se reitera o es grave, podrían aplicarse sanciones mayores.

¿Cuántos llamados de atención se pueden dar antes de una sanción mayor?

Esto depende del reglamento interno de trabajo y de la gravedad de las faltas. Algunas empresas establecen un sistema progresivo (ej: 3 llamados de atención antes de una suspensión). Otras faltas, por su gravedad, pueden dar lugar a sanciones directas sin necesidad de llamados de atención previos. Lo importante es que el proceso sea claro y conocido por los trabajadores.

¿El memo de llamado de atención queda registrado en el expediente del trabajador?

Sí, el memo de llamado de atención se convierte en parte del historial laboral del trabajador. Sirve como documentación formal de la comunicación y puede ser relevante en caso de futuras faltas o procesos disciplinarios.

Conclusión

El memorando es una herramienta versátil de comunicación interna en el ámbito laboral. El llamado de atención es uno de sus usos más delicados y, a la vez, importantes. Empleado correctamente, basado en hechos objetivos, referenciando las normas incumplidas y respetando el derecho a la defensa a través de los descargos, el memo de llamado de atención cumple su función de corregir conductas, mantener el orden y documentar formalmente el proceso. Es fundamental que empleadores y responsables de recursos humanos dominen su elaboración para gestionar adecuadamente las relaciones laborales y garantizar un ambiente de trabajo justo y productivo, siempre en cumplimiento con la legislación laboral vigente y el propio reglamento interno de la empresa.

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