Baja Laboral: Cambios Clave desde 2023

Desde el 1 de abril de 2023, la forma en que se gestionan las bajas por incapacidad temporal (IT) en España experimentó un cambio significativo. La nueva normativa, introducida con el objetivo de simplificar los trámites burocráticos tanto para las personas trabajadoras como para las empresas, modificó radicalmente el flujo de comunicación de los partes médicos.

El principal cambio radica en que el trabajador ya no tiene la obligación de entregar a su empresa una copia del parte médico de baja, confirmación o alta. Este proceso se automatiza, trasladando la responsabilidad de la comunicación a las entidades médicas y a la Seguridad Social. Pero, ¿cómo funciona exactamente este nuevo sistema y dónde puedes, como trabajador o empleador, consultar la información necesaria?

¿Dónde Descargar o Consultar Mi Parte de Baja Laboral?

Como trabajador, la nueva normativa te simplifica notablemente la vida. Cuando acudes al médico y te expide un parte de baja, confirmación o alta, el facultativo solo está obligado a entregarte una única copia del mismo. La copia que anteriormente se destinaba a la empresa ha sido suprimida.

Entonces, ¿dónde puedes consultar tu parte de baja si necesitas verlo? La información detallada de tu baja médica está disponible para ti a través de la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Aunque no 'descargas' el parte como tal para entregarlo a la empresa, puedes acceder a tus datos y al estado de tu incapacidad temporal a través de los canales oficiales de la Seguridad Social. Para los empleados de hogar, esta información también es visible en el portal IMPORTASS de la TGSS.

El Nuevo Proceso de Tramitación de Bajas IT desde Abril de 2023

El corazón de la reforma de la gestión de la IT reside en la comunicación telemática. El Servicio Público de Salud, la mutua o la empresa colaboradora que expide el parte médico es ahora la encargada de remitir los datos contenidos en los partes de baja, confirmación y alta directamente al Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) por vía telemática.

Una vez que el INSS recibe esta información, se encarga de comunicársela a la empresa. Esta comunicación se realiza también por vía telemática, a través del Fichero INSS Empresas (FIE). La empresa recibe así, de forma automática, los datos relativos al parte de baja de su trabajador.

El INSS está obligado a realizar esta comunicación a la empresa, como máximo, en el primer día hábil siguiente a la recepción de los datos de la baja. Esto asegura que la empresa sea informada rápidamente de la situación de incapacidad temporal de su empleado sin necesidad de que éste realice trámite alguno.

A su vez, la empresa tiene la obligación de transmitir cierta información a la Seguridad Social. En un plazo máximo de tres días hábiles a contar desde la recepción de la comunicación de la baja médica y de los datos económicos, la empresa debe comunicar a la Seguridad Social, a través del Sistema RED, datos como el puesto de trabajo y la descripción de funciones del trabajador. Es importante destacar que, con la nueva normativa, las empresas ya NO tienen que transmitir los datos económicos contenidos en los partes de confirmación y de alta médica, simplificando este aspecto.

¿Cómo Acceden las Empresas a la Información de los Partes Médicos?

Para las empresas que están obligadas a operar a través del Sistema RED, la información de los partes médicos de IT está disponible a través del Fichero INSS Empresas (FIE), accesible desde la Sede Electrónica de la Seguridad Social. Pueden consultar los datos a través del fichero FIE/FIER.

Existen dos formas principales de descargar el FIE:

• Si el medio de transmisión es el Sistema de Liquidación Directa (SLD): Se puede utilizar el programa SILTRA o acceder al servicio FIER del Sistema RED Online.
• Si el medio de transmisión es Sistema RED Directo: Solo se puede utilizar el servicio FIER del Sistema RED Online.

Es importante saber quién puede acceder a esta información. A través de SILTRA, solo pueden hacerlo los usuarios principales de la Autorización RED del SLD. Sin embargo, a través del Servicio FIER, cualquier usuario principal o secundario de una autorización RED (tanto SLD como RED Directo) puede consultar los datos.

La información de los partes de baja y alta médica enviados por los Servicios Públicos de Salud o Mutuas se recibe a través de etiquetas específicas en estos ficheros, como DIT (“Datos de Incapacidad Temporal”) e IT2 (“Datos de Incapacidad Temporal 2”). La información de los partes de confirmación se encuentra en la etiqueta CIT (“Continuación situación en IT”).

Datos Adicionales que las Empresas Deben Comunicar

Aunque la carga burocrática para las empresas se ha reducido al no tener que enviar los partes de confirmación y alta, sí tienen la obligación de transmitir al INSS, a través del Sistema RED, los datos económicos y otra información relevante únicamente en los partes de baja. Esta información es crucial para la correcta gestión de la prestación y la compensación del pago delegado.

Con la adaptación informática del Sistema RED, se incluyeron dos campos de cumplimentación que, aunque inicialmente voluntarios, la Seguridad Social podría llegar a exigir de manera obligatoria para endurecer las condiciones de control de las bajas:

• Puesto de trabajo: Debe tener al menos 4 caracteres y no solo números o símbolos.
• Descripción de funciones: El contenido debe tener al menos 15 caracteres y tampoco solo números o símbolos.

El incumplimiento de la obligación de comunicar los datos económicos en el plazo de 3 días hábiles podría considerarse una infracción leve según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Casos Particulares: Empresas Colaboradoras o Excluidas y Empleo de Hogar

La nueva normativa general presenta algunas excepciones:

• Empresas colaboradoras por contingencias profesionales: Si la empresa colabora en la gestión de la IT por accidentes de trabajo o enfermedades profesionales y el proceso de baja es por este tipo de contingencia, la empresa asume directamente el pago de la prestación económica y sanitaria. En este caso, SÍ deberá seguir enviando al INSS los partes médicos de baja, confirmación y alta.
• Empresas excluidas de IT por contingencias comunes: Si la empresa está excluida de la gestión de la IT por enfermedad común, también deberá seguir enviando al INSS los partes médicos de baja, confirmación y alta si el proceso corresponde a contingencias comunes.
• Empleo de Hogar: Las personas que prestan servicios en el ámbito del hogar familiar también se benefician de la simplificación. Ya no tienen que comunicar su baja al empleador. Es el INSS quien lo hace. El empleador recibe la información por carta, SMS y puede consultarla en la Sede Electrónica de la Seguridad Social y en el portal IMPORTASS de la TGSS.

Duración de la Baja Laboral y Revisiones Médicas

La duración máxima de una baja médica es de 545 días. El sistema establece plazos máximos para las revisiones médicas y la emisión de partes de confirmación, que varían según la duración estimada del proceso:

• Bajas inferiores a 5 días naturales: El parte de baja puede incluir la fecha de alta. Si la persona no se recupera, puede solicitar un nuevo reconocimiento médico para el día indicado como alta, y el médico puede emitir un parte de confirmación.
• Procesos entre 5 y 30 días naturales: El parte de baja indica una fecha de revisión médica prevista, como máximo en 7 días naturales desde la fecha inicial. Los sucesivos partes de confirmación no pueden emitirse con una diferencia de más de 14 días naturales.
• Procesos entre 31 y 60 días: Después de la primera confirmación, los siguientes partes no pueden emitirse con una diferencia de más de 28 días naturales entre sí.
• Procesos superiores a 61 días: La revisión médica prevista es como máximo en 14 días naturales desde la baja. Los sucesivos partes de confirmación no pueden emitirse con una diferencia de más de 35 días naturales entre sí.

Una novedad importante, introducida por el RD 1060/2022, es la posibilidad de que el médico o la mutua puedan establecer una revisión médica en un periodo inferior al máximo indicado, en función de la evolución del proceso de baja.

Prórrogas y Agotamiento del Plazo de IT

Anteriormente, al acercarse los 365 días de baja, la inspección médica revisaba al trabajador. Con la nueva normativa, si no se realiza una revisión explícita al alcanzar los 365 días, la situación se entiende como una prórroga automática hasta un máximo de 545 días. Es competencia del INSS, a través de su Inspección Médica, gestionar los procesos que superan los 365 días.

Al agotarse los 545 días, la baja temporal finaliza. Si el trabajador no está en condiciones de reincorporarse, se inicia un proceso de valoración para una posible incapacidad permanente ante un tribunal médico.

El Real Decreto-Ley 2/2023, con entrada en vigor el 17 de mayo de 2023, trasladó competencias a la Inspección Médica del INSS para emitir altas médicas (por curación, incomparecencia, propuesta de IP) y bajas por misma patología en los 180 días posteriores a un alta del INSS. También gestiona las disconformidades con las altas médicas del SPS en procesos de menos de 365 días.

La colaboración obligatoria de la empresa en el pago de la prestación (pago delegado) se mantiene hasta la notificación del alta médica por el INSS o hasta el agotamiento del plazo máximo de IT.

Impacto del Fin de las Medidas por COVID-19

La Orden SND/726/2023, que puso fin a la crisis sanitaria del Covid-19 el 26 de julio de 2023, modificó el tratamiento de los procesos de IT por esta causa:

• Procesos con fecha de baja anterior al 26 de julio de 2023: Continúan tratándose según las medidas excepcionales vigentes antes de esa fecha, considerándose situación asimilada a accidente de trabajo para la prestación económica (identificados con el valor 4 en el campo 1172 del FIE).
• Procesos con fecha de baja posterior al 26 de julio de 2023: Las bajas con diagnóstico de Covid-19 ya NO tienen la consideración de situación asimilada a accidente de trabajo para la prestación económica. Se tratan como enfermedad común (identificados con el valor 1 en el campo 1090 del FIE y campo 1172 vacío).

Una excepción importante es si un proceso iniciado después del 26 de julio de 2023 es una recaída de un proceso de Covid-19 anterior a esa fecha. En ese caso, SÍ mantendrá la consideración de situación asimilada a accidente de trabajo, pero exclusivamente para la prestación económica.

Para el personal sanitario, la IT por Covid-19 contraída en el ejercicio de su profesión dejó de considerarse derivada de accidente de trabajo desde el 26 de julio de 2023, salvo para los casos de fallecimiento.

¿Impugnar el Alta Médica Justifica la Ausencia al Trabajo?

Una cuestión fundamental aclarada por la jurisprudencia reciente, como la sentencia 276/2023 del Tribunal Supremo, es si impugnar un alta médica justifica no reincorporarse al puesto de trabajo.

La respuesta, para procesos de IT inferiores a 365 días, es clara: NO. El artículo 170.1 de la Ley General de la Seguridad Social establece que el alta médica extingue el proceso de incapacidad temporal con efectos del día siguiente a su emisión y determina la obligación del trabajador de reincorporarse a su puesto ese mismo día.

Aunque el trabajador tenga derecho a mostrar su disconformidad e impugnar el alta (ante la Inspección Médica del INSS si es del SPS, o ante el SPS si es de la mutua en los primeros 365 días), esta acción no paraliza la obligación de regresar al trabajo. Si no lo hace, su ausencia se considera injustificada y puede ser motivo de sanción o despido disciplinario.

Es crucial distinguir entre "justificar" la ausencia (aportando el parte) y "comunicar" la ausencia (informando a la empresa de que se está de baja). La nueva normativa elimina la obligación de justificar con el parte, pero la de comunicar la situación de baja y, muy importante, la fecha prevista del alta médica (aunque el parte no se entregue) persiste por buena fe y para permitir a la empresa organizar la actividad.

¿Se Puede Despedir a un Trabajador Estando de Baja IT?

Otra duda común es si estar de baja médica protege frente al despido. La Ley 15/2022 (Ley Zerolo) introdujo que las empresas deben justificar con pruebas los despidos de personas trabajadoras que se encuentran de baja médica si se alegan indicios de discriminación por motivos de salud.

Sin embargo, el simple hecho de estar de baja IT no convierte automáticamente un despido en nulo por discriminación. Como muestra la sentencia 00883/2023 del TSJ de Valladolid, si la causa del despido es objetiva, ajena a la situación de IT y estaba prevista de antemano (por ejemplo, fin de un contrato de sustitución por reincorporación del titular), el despido puede ser considerado procedente, incluso si el trabajador está de baja en ese momento.

La clave está en la justificación de la causa del despido. Si no hay indicios de que la baja médica sea el motivo real o discriminatorio de la extinción contractual, el despido puede ser válido.

Cálculo de la Prestación de IT en Caso de Recaída

Una novedad reciente en materia de prestaciones de IT afecta al cálculo de la base reguladora en caso de recaída. El Tribunal Supremo, en su sentencia 1046/2024, ha confirmado que en los casos de recaída de incapacidad temporal, la base reguladora para calcular la prestación debe ser la del mes anterior a la recaída, y no la del primer proceso de baja.

El Tribunal justifica esta decisión en la finalidad de la prestación por IT, que es cubrir la pérdida de ingresos. Considera que la base reguladora debe reflejar la situación económica más reciente del trabajador para asegurar una relación adecuada entre la cotización y la prestación percibida.

Ventajas del Nuevo Sistema de Tramitación de Bajas IT

Los cambios implementados desde abril de 2023 buscan, principalmente,:

• Simplificar trámites: Se elimina la obligación para el trabajador de gestionar y entregar partes médicos a la empresa.
• Agilizar comunicaciones: La transmisión telemática directa entre entidades médicas, INSS y empresas reduce los tiempos y la posibilidad de errores manuales.
• Reducir carga burocrática: Tanto para los trabajadores (que solo reciben una copia) como para los facultativos y las empresas (que ya no gestionan partes de confirmación y alta en la mayoría de los casos).
• Mayor control y seguimiento: La centralización de la información en el INSS y el acceso telemático para las empresas facilitan el seguimiento de los procesos de IT.

En definitiva, el nuevo sistema aprovecha las tecnologías de la información para hacer la gestión de la incapacidad temporal más cómoda y eficaz para todos los actores implicados, especialmente para la persona trabajadora que se encuentra en una situación vulnerable de salud.

Modificaciones Normativas Clave (RD 1060/2022 y RDL 2/2023)

Estos cambios se fundamentan en normativas específicas:

• RD 1060/2022: Estableció la obligatoriedad de las notificaciones telemáticas entre INSS, mutuas y empresas. Permitió a los facultativos fijar plazos de revisión inferiores a los máximos según la evolución. Facilitó a las empresas comunicar datos adicionales para la gestión de la baja y el pago delegado.
• RDL 2/2023: Modificó artículos clave de la Ley General de la Seguridad Social. Suprimió los equipos de valoración de incapacidades para procesos de IT entre 365 y 545 días, trasladando la competencia a la Inspección Médica del INSS. Aclaró la situación de prórroga automática a partir de los 365 días si no hay alta expresa. Detalló hasta cuándo se mantiene la colaboración obligatoria y voluntaria en el pago delegado.

Estas normativas, junto con las adaptaciones técnicas en el Sistema RED (nuevas versiones de ficheros FDI/FRI, servicio ‘Incapacidad Temporal Online’) y el portal IMPORTASS, configuran el marco actual de la gestión de la baja laboral en España.

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